Responsabilités des délégués et déléguées et des remplaçants et remplaçantes à l’ESPC

Catégorie: 
3. Programs
Numéro de la politique: 
3.1.2.7
Article de la politique: 
Participation à une ESPC
Approuvée par: 
Comité consultatif national en matière de politique, Directeur général ou directrice générale
Date d’approbation: 
Lun, Mar 5, 2007
Date d’entrée en vigueur: 
Immédiatement
Date de modification la plus récente: 
Mar, sep 27, 2016
Date de la prochaine révision: 
Jeu, sep 27, 2018
Personne-ressource: 
Directeur général ou directrice générale

1 Préparation à une ESPC

1.1 Les délégués et déléguées devront aider les finalistes à poser leur candidature pour les prix spéciaux (celles et ceux qui ne posent pas leur candidature pour les prix spéciaux ne seront généralement pas pris en considération).

1.2 Les délégués ou déléguées sont chargés de veiller à ce que tous les frais et les formulaires nécessaires soient envoyés avant la date limite d'inscription.

1.3 Les délégués et délégués devront examiner tous les éléments du projets (équipement, affiches et rapports) avant leur envoi afin d’éviter une éventuelle disqualification ou d’importantes modifications aux projets. En cas de doute quant à un projet, le Comité d’éthique, de sécurité et de traitement des animaux devra être consulté. Les projets refusés ou disqualifiés ne seront pas exposés à l’Expo-sciences pancanadienne (ESPC).

1.4 Les délégués et déléguées devront rencontrer les parents, tuteurs ou tutrices et les finalistes afin de faire connaissance et de partager les attentes et les responsabilités des finalistes, des déléguées ou délégués et des parents, tuteurs ou tutrices. Toutes les dates et échéances devront être communiquées et il faudra expliquer aux finalistes ce qui les attend à l’ESPC.

1.5 Les délégués et déléguées devront veiller à ce que les finalistes soient prêts, à ce que leurs projets soient terminés et emballés de manière appropriée et à ce que tous les formulaires et les documents soient inclus avec le projet. Tous les bagages, projets et autres paquets devront porter le numéro d’identification du projet.

1.6 Les délégués et les déléguées devront rencontrer leur comité des expo-sciences régionales afin d’examiner l’ordre du jour de la rencontre des délégués et déléguées. Les délégués et déléguées devront être prêts à exprimer les opinions de leurs régions respectives.

1.7 Toute préoccupation, quelle qu’elle soit, doit être communiquée par le coordinateur régional ou par la coordinatrice régionale, dès que possible, à un représentant ou à une représentante de la zone de sa région, qui fera suivre cette dernière auprès de Sciences jeunesse Canada si nécessaire.

2 Supervision

2.1 Les délégués et déléguées sont responsables du bien-être des finalistes qui sont placés sous leur responsabilité. Aux termes de la loi, le comportement d’un enseignant ou d’une enseignante ou d’un superviseur ou d’une superviseure envers un jeune placé sous sa garde doit être celui de parents avisés. Les finalistes sont loin de chez eux, peut-être pour la première fois, c’est pourquoi les délégués et déléguées devront être attentifs et prudents à leur égard. Ils doivent toujours être disponibles pour leurs finalistes.

2.2 Les délégués et déléguées devront surveiller les activités et le comportement des finalistes placés sous leur responsabilité et veiller à ce qu’ils respectent tous les règlements de l’ESPC. En cas de problème, ils devront communiquer avec les membres du comité de SJC.

2.3 Les délégués et déléguées doivent accompagner les finalistes pendant les excursions.

3 Participation

3.1 Les délégués et déléguées ainsi que les délégués remplaçants et les déléguées remplaçantes devront participer pleinement à toutes les activités de l'ESPC, y compris les ateliers, les forums et les rencontres, où auront lieu diverses discussions formelles et informelles.

4 Représentation régionale

4.1 Chaque région est représentée par un délégué ou une déléguée votant ou un  remplaçant ou remplaçante pendant l'assemblée générale extraordinaire. En outre, chaque région doit envoyer au moins un adulte tenant le rôle de responsable/délégué ou déléguée auprès des finalistes. Les délégués et déléguées d’une région particulière ne peuvent représenter une autre région à assemblée générale extraordinaire. Lorsqu’elles remplissent les formulaires d’inscription pour l’ESPC, les régions devront certifier leur délégué ou déléguée.

4.2 Un délégué ou une déléguée représentant son expo-sciences régionale se doit de représenter les opinions de sa région et de voter lors de assemblée générale extraordinaire. Seuls les délégués et déléguées et les remplaçants et remplaçantes régionaux ont le droit de représenter une région et de participer à ces discussions (voir Rencontres des délégués et déléguées à l’ESPC). Toute autre personne peut assister à ces réunions en tant qu’observateur (mais elle ne pourra pas participer aux discussions). Seuls les délégués ou déléguées de région ont un droit de vote à assemblée générale extraordinaire.

5 Départ

5.1 Les finalistes devront emballer et étiqueter correctement leurs projets afin qu’ils soient prêts à l’expédition.

5.2 Les finalistes doivent être accompagnés du lieu de départ et surveillés jusqu'à leur retour sous la supervision de leur tuteur légal.

5.3 Les délégués et déléguées devront faire un compte-rendu de l’ESPC aux comités de leur expo-sciences régionale. Ils devront faire part de toute nouvelle idée ou suggestion relative aux expo-sciences et aux diverses manières d’améliorer les leurs.

6 Divers

6.1 Les régions n’ont pas le droit d’aménager une salle de réception ni de vendre des articles à l’ESPC, à moins qu’elles n’organisent prochainement une ESPC et qu’elles souhaitent en faire la promotion.