Règlements

Catégorie: 
1. Organisation et gouvernance
Numéro de la politique: 
1.1.2
Article de la politique: 
Cadre législatif
Approuvée par: 
Conseil d’administration, membres
Date d’approbation: 
sam, mai 22, 2004
Date d’entrée en vigueur: 
Le 11 juin 2004
Date de modification la plus récente: 
Lun, Mar 18, 2019
Date de la prochaine révision: 
Mar, mai 31, 2022
Personne-ressource: 
Secrétaire

Article 1 - Généralités

1.1 Objet – Les présents règlements portent sur la conduite générale des affaires de Youth Science Canada/Sciences jeunesse Canada, une société constituée en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (L.C. 2009, ch. 23), telle que modifiée et désignée la « Société » dans les présents règlements.

1.2 Définitions – Aux fins de l’application des présents règlements, les termes employés ont le sens qui leur est attribué ci-dessous : 

  1. Loi - Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (L.C. 2009, ch. 23), et les règlements pris en vertu de cette loi, et toute loi ou tout règlement pouvant les remplacer, tels qu’ils peuvent être modifiés de temps à autre.
  2. Statuts – les statuts constitutifs originaux ou mis à jour de la Société ou les statuts de modification, de fusion, de prorogation, de réorganisation, d’arrangement ou de reconstitution de la Société.
  3. Vérificateur – Un expert-comptable, tel que la Loi le définit, que les membres nomment par voie de résolution ordinaire à l’assemblée générale annuelle pour vérifier les livres, les comptes et les registres de la Société ainsi que pour produire un rapport à leur intention. Le vérificateur ne peut être un employé ou un administrateur de la Société, ni être affilié à ces personnes.
  4. Conseil – Le Conseil d’administration de la Société.
  5. Constitution – La Constitution de la Société
  6. Société - Youth Science Canada/Sciences jeunesse Canada
  7. Jours – Désigne un nombre total de jours, indépendamment des fins de semaine ou des jours fériés.
  8. Administrateur – Personne élue ou nommée pour siéger au Conseil, conformément aux présents règlements.
  9. Dirigeant – Personne nommée pour agir comme dirigeant de la Société, conformément aux présents règlements.
  10. Résolution ordinaire – Résolution adoptée par au moins une majorité des voix exprimées à une réunion du Conseil ou une réunion des membres pour laquelle un avis convenable a été donné.
  11. Proposition – Proposition que présente un membre de la Société en conformité des dispositions de l’article 163 de la Loi. 
  12. Adresse enregistrée – L’adresse la plus récente d’un membre qui est inscrite au dossier.
  13. Règlements – Les règlements pris en application de la Loi, tel qu’ils ont été modifiés, reformulés ou mis en vigueur de temps à autre. 
  14. Résolution extraordinaire – Résolution adoptée par une majorité des deux tiers des voix exprimées à une réunion du Conseil ou une réunion des membres pour laquelle un avis convenable a été donné.

1.3 Siège social – Le siège social de la Société est situé dans la ville de Pickering, dans la province de l’Ontario, à l’adresse que peut déterminer le Conseil par voie de résolution ordinaire.

1.4 Interprétation – Dans les présents règlements, les mots exprimés au masculin englobent le féminin et les mots exprimés au singulier englobent le pluriel, et vice-versa; les mots désignant les personnes englobent les personnes morales.

1.5 Décision concernant les règlements – À moins d’une disposition contraire dans la Loi ou la Constitution, le Conseil est habilité à interpréter n’importe quelle disposition contradictoire, ambiguë ou non explicite des présents règlements, à la condition que son interprétation cadre avec les dispositions de la Loi et les objets de la Société, tels qu’ils sont énoncés dans la Constitution.

1.6 Déroulement des réunions – À moins d’une disposition contraire dans la Loi, la Constitution ou les présents règlements, les réunions des membres et celles du Conseil se déroulent conformément au code de procédure de Robert (Robert's Rules of Order, édition la plus récente).

1.7 Sceau – Le sceau de la Société revêt la forme prescrite par le Conseil d’administration et porte l’inscription « Youth Science Canada – Sciences jeunesse Canada ». Le sceau de la Société demeure en la possession du siège social, sous l’autorité du secrétaire.

1.8 Aucun gain financier pour les membres – La Société est dirigée sans but lucratif pour ses membres et tous profits ou autres gains revenant à la Société seront utilisés pour la réalisation de ses objectifs.

Article 2 - Membres

Catégories de membres

2.1 La Société compte une (1) catégorie de membres :

  1. Membre – Personne, entreprise ou organisation qui appuie activement la mission de la Société et qui a présenté une demande pour en devenir membre.

Admission des membres

2.2 Durée – Le statut de membre est accordé pour un an, et tous les membres sont tenus de soumettre chaque année une nouvelle demande.

2.3 Conditions de l’adhésion – Une personne, une entreprise ou une organisation peut être admise en tant que membre si :

  1. le membre-candidat a présenté une demande d’adhésion de la manière prescrite par la Société;
  2. le membre-candidat a été approuvé comme membre par le Conseil ou par n’importe quel comité ou particulier auquel le Conseil délègue ce pouvoir;
  3. au moment de la demande d’adhésion, le membre-candidat est membre en règle;
  4. le membre-candidat était un membre en règle à l’époque où il a cessé d’être membre;
  5. le membre-candidat a accepté de se conformer aux règlements, politiques, procédures et règles de la Société;
  6. le membre-candidat a payé les cotisations fixées par le Conseil.

2.4 Non-admission – Lorsque la demande d’adhésion d’un membre-candidat est refusée, des motifs écrits lui sont fournis s’il en fait la demande écrite à la Société.

Transfert des adhésions

2.5 Transfert – Tout intérêt découlant du statut de membre de la Société ne peut être transféré.

Droits de vote des membres

2.6 Droits de vote – Chacun des membres dispose d’une (1) voix à toutes les réunions des membres de même que dans le cas du vote par voie électronique, à la condition d’être membre en règle conformément aux paragraphes 2.15 et 2.16.

2.7 Réunions – Tous les membres ont le droit d’assister et de prendre part à la totalité des réunions des membres.

Modification des modalités/conditions de l’adhésion

2.8 Conformément au paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les droits ou conditions inhérents aux membres aux fins décrites ci-dessous [tel que l’énoncent les sous-alinéas 197(1)(e), (h), (l) ou (m)] :

  1. modifier les conditions requises pour devenir membre;
  2. ajouter, modifier ou supprimer toute disposition concernant le transfert des adhésions;
  3. changer les façons d’aviser les membres habiles à voter aux assemblées;
  4. changer les méthodes selon lesquelles les membres qui ne sont pas présents à l’assemblée sont autorisés à voter;

Cotisations de membre

2.9 Année – À moins d’une décision contraire du Conseil, l’année de cotisation de la Société est l’exercice financier défini au paragraphe 3.1.

2.10 Cotisations – Les cotisations établies pour les membres sont fixées par le Conseil.

2.11 Échéance – Le Conseil détermine la date d’échéance avant laquelle les cotisations doivent être payées.

Cessation du statut de membre

2.12 Démission – Un membre peut démissionner de la Société en faisant part de cette démission par écrit au Conseil. Lorsqu’un membre faisant l’objet d’une enquête ou d’une mesure disciplinaire de la part de la Société donne sa démission, il n’en demeure pas moins passible des sanctions ou des conséquences résultant de l’enquête ou de la mesure disciplinaire. Les cotisations de membre ne sont remboursées ni en tout ni en partie, pas plus qu’elles ne sont reportées.

2.13 Arriérés – Un membre peut être suspendu de la Société pour avoir omis d’acquitter les cotisations de membre avant la date d’échéance prescrite. Si le défaut se poursuit pendant les soixante (60) jours suivant la date d’échéance prescrite, le statut de membre tombe en déchéance.

2.14 Discipline – Outre la suspension ou la déchéance du statut de membre pour non-paiement des cotisations de membre, il est possible que d’autres restrictions ou sanctions liées au statut de membre lui soient imposées, conformément aux politiques et aux procédures de la Société en matière de conduite et de discipline des membres.

Membre en règle

2.15 Définition – Un membre de la Société est considéré comme étant en règle s’il :

  1. n’a aucune cotisation de membre en souffrance ou d’autres créances envers la Société;
  2. n’a pas cessé d’être membre;
  3. n’a pas vu son statut de membre suspendu ou tomber en déchéance, ou n’a pas fait l’objet d’autres restrictions ou sanctions connexes;
  4. a rempli et remis tous les documents requis par la Société;
  5. s’est conformé à la Constitution, aux règlements, aux politiques et aux règles de la Société;
  6. n’a fait l’objet d’aucune enquête ou mesure disciplinaire de la part de la Société ou, s’il a été antérieurement l’objet d’une mesure disciplinaire, s’est acquitté de toutes les conditions liées à cette mesure, à la satisfaction de la Société.

2.16 Cessation du statut de membre en règle – Les membres qui cessent d’être en règle n’ont pas le droit de voter aux réunions des membres ou de voter électroniquement, ni, s’ils occupent un poste d’administrateur, aux réunions des administrateurs, ou de jouir des avantages et des privilèges que confère le statut de membre, jusqu’à ce que le Conseil soit convaincu que le membre correspond à la définition d’un membre en règle énoncée au paragraphe 2.15.

Article 3 - Finances et gestion

3.1 Exercice financier – L’exercice financier de la Société prend fin le 30 juin, ou s’étend sur toute autre période que peut déterminer le Conseil de temps à autre.

3.2 Vérificateur – Conformément à la Loi, les membres désignent par voie de résolution ordinaire, à chaque assemblée générale annuelle, un expert-comptable dont le mandat expirera à la clôture de l’assemblée générale annuelle suivante.

3.3 États financiers annuels – La Société enverra aux membres une copie des états financiers annuels et des documents dont fait mention le paragraphe 172(1) (États financiers annuels) de la Loi. Plutôt que d’envoyer les documents, la Société peut transmettre à chacun des membres un résumé accompagné d’un avis d’information le renseignant sur la façon d’obtenir lui-même une copie des documents sans frais. La Société n’est pas tenue de fournir les documents ou un résumé à un membre qui décline par écrit de les recevoir.

3.4 Pouvoirs de signature – Le Conseil établira des politiques pour désigner quelles personnes auront des pouvoirs de signature, ainsi que les montants en cause, relativement à l’ensemble des opérations, des contrats et des documents financiers conclus au nom de la Société.

3.5 Biens – La Société peut acquérir des titres, des terrains, des bâtiments ou d’autres biens, de même que tout droit ou intérêt y afférent, ainsi que les louer, les vendre ou s’en départir par ailleurs, et ce, pour la contrepartie et aux conditions et modalités que le Conseil peut déterminer.

3.6 Emprunts - Le Conseil établira des politiques régissant les conditions dans le cadre desquelles la Société peut emprunter des fonds :

  1. de toute institution bancaire, association, firme ou particulier, selon les modalités, engagements et conditions, et aux moments et pour les sommes ainsi que dans la mesure et de la manière que le Conseil juge convenables à sa discrétion;
  2. de restreindre ou d’augmenter la somme à emprunter;
  3. d’émettre, ou de faire émettre des obligations, des débentures ou d'autres titres de la Société, et d’engager ou vendre ceux-ci, pour les sommes, aux modalités, engagements et conditions, et aux prix que le Conseil jugera opportuns;
  4. de garantir ces obligations, débentures ou autres titres, ou les dettes ou emprunts présents ou à venir de la Société, par hypothèque, charge ou nantissement des biens meubles et immeubles en possession de la Société ou ultérieurement acquis par elle, ainsi que les engagements et les droits de la Société.

3.7 Livres et registres – Le Conseil doit s’assurer que tous les livres et registres que la Société doit tenir en vertu de la Loi, de la Constitution, des présents règlements ou de n’importe quel autre texte de loi, sont tenus régulièrement et convenablement. Tous les livres et registres sont disponibles aux fins de consultation au siège social de la Société, conformément aux exigences de la Loi.

3.8 Institutions financières – Les activités bancaires de la Société, ou toute partie de ces activités, sont transigées avec les banques, les sociétés de fiducie ou les autres institutions financières que le Conseil peut désigner, nommer ou autoriser au besoin; ces activités bancaires, en tout ou en partie, doivent être transigées pour le compte de la Société par un ou plusieurs dirigeants et/ou autres personnes que le Conseil peut désigner, diriger ou autoriser au besoin.

Article 4 - Gouvernance

Composition du conseil d’administration

4.1 Administrateurs – Le Conseil est composé d’au moins huit (8) et d’au plus douze (12) administrateurs, dont le nombre sera déterminé par voie de résolution ordinaire des membres.

Pouvoirs du Conseil

4.2 Pouvoirs de la Société – À moins d’une disposition contraire dans la Loi, la Constitution ou les présents règlements, le Conseil est investi des pouvoirs de la Société et peut déléguer l’un quelconque de ses pouvoirs, obligations et fonctions.

4.3 Gestion des affaires de la Société – Le Conseil peut établir des politiques et des procédures concernant la gestion des affaires de la Société, conformément aux dispositions de la Loi, de la Constitution et des présents règlements.

4.4 Mesures disciplinaires – Le Conseil établit les politiques et les procédures concernant les mesures disciplinaires relatives aux membres, et il est investi du pouvoir de sanctionner ces derniers, conformément à ces politiques et procédures.

4.5 Règlement des différends – Le Conseil établit les politiques et procédures concernant la gestion des différends au sein de la Société, et tous les différends sont réglés d’une manière conforme à ces politiques et procédures.

4.6 Embauche de particuliers – Le Conseil peut employer ou embaucher à contrat les particuliers qu’il juge nécessaires pour accomplir le travail de la Société.

4.7 Bilinguisme – Le Conseil peut établir des politiques en vue de garantir la prestation de services bilingues aux membres.

4.8 Autres tâches – Accomplir de temps à autre toute autre tâche s’avérant nécessaire au mieux des intérêts de la Société.

Élection et nomination des administrateurs

4.9 Admissibilité – Toute personne âgée d’au moins 18 ans et légalement habilitée à conclure des contrats, qui n’a pas été déclarée inapte par une cour, n’a pas le statut de failli et qui est membre en règle de la Société peut présenter sa candidature à un poste d’administrateur ou être nommée à un poste d’administrateur.

4.10 Titre de comptable – Au moins un (1) administrateur détient le titre de comptable professionnel agréé (CPA) et est membre en règle d’un ordre professionnel CPA provincial et/ou régional (par ex. Comptables professionnels de l’Ontario).

4.11 Mises en candidature – Les mises en candidature en vue d’une élection à un poste d’administrateur se déroulent comme suit :

  1. les demandes de mise en candidature sont envoyées à chacun des membres, ainsi qu’aux groupes et personnes que le Conseil espère joindre pour satisfaire aux exigences de représentation tel que l’énonce le paragraphe 4.1, et ce, 90 jours avant l’élection des administrateurs;
  2. les candidats doivent signer les demandes et les renvoyer au Comité des mises en candidatures 60 jours avant l’élection des administrateurs.

4.12 Diffusion des candidatures – Les candidatures valables sont diffusées aux membres au moins 30 jours avant l’élection des administrateurs.

4.13 Élection – L’élection des administrateurs s’effectue une (1) à six (6) semaines avant l’assemblée générale extraordinaire par les membres admissibles à voter. Le vote se déroule par scrutin électronique.

4.14 Décision - Les candidats qui obtiennent le plus grand nombre de votes, conformément au nombre de postes vacants, sont déclarés élus. S’il n’y a qu’une seule candidature, le candidat est élu par acclamation. En cas d’égalité des voix, les candidats concernés participeront à un deuxième tour de scrutin. Le candidat récoltant le plus de votes remporte l’élection. Des tours de scrutin supplémentaires peuvent être effectués si nécessaire. Les tours de scrutin se feront par voie électronique.

4.15 Nomination – La nomination d’un administrateur se déroule comme suit :

  1. tout individu éligible peut être mis en nomination par un administrateur dont la proposition reçoit le soutien d’au moins un autre administrateur;
  2. une mise en nomination devrait être présentée au Conseil sous la forme d’un avis de motion pas moins de 30 jours avant le vote portant sur la nomination;
  3. l’approbation d’une nomination se fait sur simple majorité des administrateurs;
  4. le nombre d’administrateurs nommés ne doit pas être supérieur à un tiers des administrateurs, et il ne peut pas dépasser trois.

4.16 Mandat – Le mandat des administrateurs élus est conforme aux dispositions suivantes :

  1. les administrateurs élus exercent leur charge pendant un mandat de trois (3) ans, et ce, jusqu’à ce que leurs successeurs aient été dûment élus ou nommés conformément aux présents règlements, à moins qu’ils démissionnent, soient démis de leur charge ou y renoncent;
  2. les administrateurs élus n’ont le droit d’exercer leur charge que pendant un nombre maximal de deux (2) mandats;
  3. les administrateurs élus qui ont exercé leur charge pendant le nombre maximal de mandats sont admissibles à nouveau à poser leur candidature à titre d’administrateurs élus ou nommés après avoir été absents du Conseil pendant un (1) an.

4.17 Mandat des administrateurs nommés – Les administrateurs nommés exercent leur charge pendant un mandat d’un (1) an, à moins qu’ils démissionnent, soient démis de leur charge ou y renoncent;

4.18 Échelonnement des mandats – Les mandats des administrateurs élus sont échelonnés comme suit :

  1. à la première assemblée générale extraordinaire suivant l’adoption des présents règlements, le tiers (⅓) des administrateurs sont élus pour un mandat d’un (1) an, le tiers (⅓) des administrateurs pour un mandat de deux (2) ans et le reste des administrateurs pour un mandat de trois (3) ans;
  2. par la suite, les administrateurs sont tous élus pour un mandat de trois (3) ans.

4.19 Vacance – Lorsque, pour une raison quelconque, le poste d’un administrateur devient vacant, et qu’il y a toujours quorum des membres du Conseil, le Conseil peut nommer une personne compétente pour le combler jusqu’à la prochaine élection des administrateurs, sauf si la vacance résulte d’une augmentation du nombre minimal ou maximal d’administrateurs ou d’une omission d’élire le nombre minimal d’administrateurs prévu dans les statuts.

Démission et destitution d’un administrateur

4.20 Démission – Un administrateur peut démissionner en tout temps du Conseil en soumettant à ce dernier un avis à cet effet. La démission entrera en vigueur à la date à laquelle le Conseil acceptera la demande. Lorsqu’un administrateur faisant l’objet d’une enquête ou d’une mesure disciplinaire de la part de la Société donne sa démission, cet administrateur demeure néanmoins passible de toute sanction ou conséquence découlant de l’enquête ou de la mesure disciplinaire en question.

4.21 Annulation de la charge – La charge de n’importe quel administrateur est automatiquement annulée :

  1. si une cour de justice conclut que les facultés mentales de l’administrateur sont altérées;
  2. si l’administrateur fait faillite, cesse de faire ses paiements, conclut un concordat avec ses créanciers, fait une cession non autorisée ou est déclaré insolvable;
  3. si l’administrateur devient un employé ou un entrepreneur de la Société;
  4. si l’administrateur, sans excuse raisonnable, omet d’assister à trois (3) réunions consécutives du Conseil, avec ou sans regrets, ou à quatre (4) réunions dans l’année financière;
  5. si l’administrateur est accusé et/ou déclaré coupable d’un délit criminel dans le cadre de ses fonctions;
  6. si l’administrateur décède.

4.22 Destitution – Un administrateur peut être destitué par vote majoritaire des membres votants à l’occasion d’une réunion, à la condition que cet administrateur en soit avisé et ait la possibilité de se présenter et de se faire entendre à la réunion. Si l’administrateur destitué occupe un poste de dirigeant, il sera automatiquement et simultanément démis de ses fonctions de dirigeant.

Réunions du Conseil

4.23 Nombre de réunions – Le Conseil tient au moins trois (3) réunions par année.

4.24 Convocation des réunions – Les réunions du Conseil sont convoquées par le président, le vice-président ou trois (3) administrateurs.

4.25 Avis – Un avis écrit d’une réunion du Conseil est envoyé à tous les administrateurs au moins quinze (15) jours avant la date de la réunion en question. Toutefois, aucun avis de réunion du Conseil n’est requis si tous les administrateurs ont renoncé à l’avis, ou si les personnes absentes consentent à ce que la réunion se déroule en leur absence.

4.26 Quorum – À n’importe quelle réunion du Conseil, le quorum se compose d’une majorité des administrateurs qui exercent une charge.

4.27 Résolution ordinaire – Sauf indication contraire, les questions sont tranchées par la voie d’une résolution ordinaire, pour laquelle chaque administrateur a droit à un (1) vote, et le président de la réunion s’abstient de voter. En cas d’égalité des votes, le président rend le vote décisif. Le vote se fait à main levée, oralement ou par scrutin électronique, à moins qu’une majorité des administrateurs présents ne demandent un vote secret.

4.28 Vote des administrateurs absents – Il n’y aura pas de vote d’absent ou par procuration pour les administrateurs.

4.29 Réunions par téléconférence -Les administrateurs peuvent assister aux réunions par téléconférence. Un administrateur qui ne peut assister à une réunion en personne peut y prendre part au moyen de la téléconférence. Les administrateurs participant par téléconférence à une réunion en personne sont réputés avoir assisté à la réunion.

4.30 Réunions par d’autres moyens électroniques – Les administrateurs peuvent se rencontrer par d’autres moyens électroniques qui permettent à chacun des administrateurs de communiquer adéquatement avec les autres administrateurs, pour autant que :

  1. le Conseil ait adopté une résolution définissant la logistique entourant la tenue de telles rencontres et précisant les moyens utilisés pour assurer la sécurité, la procédure d’établissement du quorum et la procédure d’enregistrement des votes;
  2. chaque administrateur ait un accès égal aux moyens de communication à utiliser;
  3. chaque administrateur ait consenti à l’avance à se réunir par un moyen électronique utilisant le moyen de communication spécifié pour la réunion.

4.31 Réunions privées – Les membres et le grand public ne peuvent assister aux réunions du Conseil que sur invitation de ce dernier.

Dirigeants

4.32 Dirigeants – Les dirigeants de la Société sont le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier et les autres personnes que le Conseil peut déterminer. Ils sont nommés par le Conseil à la première réunion que tient ce dernier après l’assemblée générale extraordinaire.

4.33 Nomination d’autres dirigeants – Le Conseil peut désigner de temps à autre des dirigeants autres que ceux mentionnés au paragraphe 4.32, et il n’est pas nécessaire que ces personnes soient des administrateurs ou des membres de la Société.

4.34 Mandat - Le mandat d’un dirigeant est d’une durée d’un (1) an, ou jusqu’à ce que son successeur ait été désigné.

4.35 Fonctions – Les fonctions des dirigeants sont les suivantes :

  1. le président est chargé de la supervision générale des affaires et des activités de la Société; il préside les assemblées générales annuelles et extraordinaires de la Société ainsi que les réunions du Conseil, et il exécute toutes les autres fonctions que le Conseil peut établir au besoin;
  2. le vice-président soutient et assiste le président dans toutes les fonctions que ce dernier exécute; il exerce la présidence en cas d’absence ou d’incapacité du président et il accomplit toutes les autres tâches que le Conseil peut établir au besoin;
  3. le trésorier s’occupe de tenir les registres comptables appropriés qu’exige la Loi; il supervise le dépôt, la gestion et le déboursement des fonds de la Société, fournit au besoin au Conseil un état des opérations financières ainsi que la situation financière de la Société, présente les états financiers vérifiés aux membres à l’occasion de l’assemblée générale annuelle et exécute les autres fonctions que le Conseil peut établir au besoin.
  4. le secrétaire est chargé de la documentation de toutes les modifications apportées à la Constitution ou aux règlements de la Société, s’assure que tous les documents et registres officiels de la Société sont convenablement tenus, a la garde du sceau corporatif et exécute les autres fonctions que le Conseil peut établir au besoin.

4.36 Vacance – Lorsque le poste d’un dirigeant devient vacant, le Conseil peut désigner un administrateur pour combler ce poste pendant le reste du mandat prévu, sauf s’il s’agit du président, auquel cas ce poste sera comblé par le vice-président jusqu’à la fin du mandat.

4.37 Destitution – Un dirigeant peut être destitué par la voie d’une résolution extraordinaire du Conseil ou d’une résolution extraordinaire des membres à l’occasion d’une réunion, à la condition que le dirigeant en soit avisé et ait l’occasion de se présenter et de se faire entendre à la réunion où cette résolution extraordinaire est soumise au vote.

Comité des mises en candidature

4.38 Comité des mises en candidature – Le Comité des mises en candidature est formé annuellement par le Conseil et est composé de trois membres du Conseil d’administration, du directeur général ainsi que d’un membre votant de la Société qui n’aura pas le droit de soumettre sa candidature.

4.39 Fonctions – Le Comité des mises en candidature a pour fonction de solliciter des candidatures en vue de l’élection des membres du Conseil d’administration; il est chargé de faire part des candidatures valables à tous les membres votants, et peut désigner des candidats additionnels en vue de l’élection.

Autres comités

4.40 Autres comités – Le Conseil peut former les comités qu’il juge nécessaires pour gérer les affaires de la Société; il peut désigner les membres de ces comités ou organiser leur élection, prescrire les tâches des comités et déléguer à tout comité l’un quelconque de ses pouvoirs, obligations et fonctions à moins que la Loi, la Constitution ou les présents règlements ne l’interdisent.

4.41 Attributions – Le Conseil fixe les attributions et les modes de fonctionnement de l’ensemble des comités, et peut leur déléguer l’un quelconque de ses pouvoirs, obligations ou fonctions.

4.42 Présidents – Le Conseil nomme un président pour chaque comité.

4.43 Quorum – Pour n’importe quel comité, le quorum est formé de la majorité de ses membres votants.

4.44 Vacance – Lorsqu’un poste devient vacant au sein d’un comité, le Conseil peut désigner une personne qui comblera ce poste jusqu’à la fin du mandat du comité, à la condition que cette personne réponde à toutes les exigences relatives à l’adhésion du comité qui sont précisées dans les politiques et procédures de la Société.

4.45 Destitution – Le Conseil peut destituer n’importe quel membre qu’il a nommé à un comité.

Rémunération

4.46 Rémunération – Tous les administrateurs, dirigeants (à l’exception du directeur général) et membres des comités, incluant le Comité des mises en candidature, s’acquittent de leur mandat sans rémunération aucune, à l’exception du remboursement des dépenses raisonnables qu’ils engagent, conformément aux politiques que le Conseil approuve. Rien dans les présentes ne sera interprété de façon à empêcher un administrateur de servir la Société en fournissant d’autres services à l’organisation et d’en être rétribué.

Conflit d’intérêts

4.47 Conflit d’intérêts – Conformément à l’article 141 de la Loi, un administrateur, un dirigeant ou un membre d’un comité ayant un intérêt véritable ou perçu dans un projet de contrat ou de transaction avec la Société est tenu d’en divulguer intégralement et sans délai la nature et l’ampleur au Conseil ou au comité, selon le cas; il doit s’abstenir de voter ou de prendre la parole lorsqu’il sera question du contrat ou de la transaction, il doit s’abstenir d’influencer la décision prise au sujet du contrat ou de la transaction, et il est tenu de se conformer par ailleurs aux exigences de la Loi en matière de conflit d’intérêts.

Article 5 - Réunions des membres

5.1 Types de réunion – Les réunions des membres comprennent les assemblées générales annuelles et les assemblées générales extraordinaires.

5.2 Avis – Un avis écrit d’une réunion doit être envoyé à tous les membres au moins trente (30) jours avant la date de la réunion en question. L’avis doit contenir un projet d’ordre du jour et une information suffisamment détaillée pour permettre aux membres de se former une décision éclairée.

5.3 Assemblée générale annuelle – La Société tient une assemblée générale annuelle des membres au moment et au lieu que détermine le Conseil, c’est-à-dire dans la période se terminant quinze (15) mois au plus tard après la dernière assemblée générale annuelle et la période se terminant six (6) mois au plus tard après la fin de l’exercice financier précédent, comme le veut la Loi. Outre toute autre question pouvant être portée à l’attention de l’assemblée, l'ordre du jour de chaque assemblée annuelle doit contenir l'examen des états financiers et du rapport du vérificateur.

5.4 Assemblée générale extraordinaire – Une assemblée générale extraordinaire des membres sera convoquée chaque année lors de l’Expo-sciences pancanadienne. Le Conseil peut également convoquer une assemblée générale extraordinaire après avoir reçu à cet effet une demande écrite, portant la signature de cinq pour cent (5 %) des membres votants. La réunion doit avoir lieu dans les soixante (60) jours qui suivent la réception de la demande, et ne portera que sur les questions mentionnées dans l’avis en question.

5.5 Avis – Un avis où figurent le lieu et la date de la réunion, l’ordre du jour proposé et une information suffisamment détaillée pour permettre aux membres de se former une décision éclairée est transmis à chacun des membres habiles à voter à l’assemblée ainsi qu’au Conseil de l’une des façons ci-dessous :

  1. par courrier postal, messager ou en mains propres à chacun des membres votants de l’assemblée de 21 à 60 jours avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée;
  2. par téléphone, voie électronique ou tout autre moyen de communication de 21 à 35 jours avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée;
  3. par une publication sur le site Web de la Société pas moins de trente (30) jours avant la date de l’assemblée.

5.6 Modification des exigences relatives aux avis – Conformément au paragraphe 197(1) de la Loi (Modification de structure), une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour apporter un amendement aux règlements de la Société dont l’effet est de changer les façons d’aviser les membres habiles à voter aux assemblées.

5.7 Réunions par voie électronique – Une réunion des membres peut être tenue par communication téléphonique, électronique ou autre permettant aux participants de communiquer adéquatement entre eux au cours de la séance, si la Société rend ces moyens de communication disponibles.

5.8 Participation aux réunions par voie électronique – Tout membre habile à voter à une réunion peut participer à la réunion par communication téléphonique, électronique ou autre permettant aux participants de communiquer adéquatement entre eux au cours de la séance, si la Société rend ces moyens de communication disponibles. La personne qui participe à une réunion en utilisant un tel moyen de communication est réputée être présente à l’assemblée.

5.9 Quorum – Quinze (15) membres votants présents en personne ou par procuration constituent le quorum.

5.10 Vote – À moins d’une indication contraire, les questions débattues aux réunions sont tranchées par la voie d’une résolution ordinaire, sans égalité des votes. Une abstention n’est pas calculée comme un vote. Le vote se fait à main levée, oralement ou par scrutin électronique, à moins qu’une majorité des membres approuve la tenue d’un vote secret.

5.11 Ajournement – Une réunion peut être ajournée d’une date à une autre et d’un lieu à un autre, mais aucune question autre que celle laissée en suspens à la réunion initiale ne pourra y être traitée. Lorsqu’une réunion est ajournée pour quinze (15) jours ou plus, celle-ci doit être annoncée comme s’il s’agissait d’une nouvelle réunion.

5.12 Réunions privées – Le grand public est exclu des réunions des membres, sauf sur invitation du Conseil, à l’exception du vérificateur qui peut assister aux réunions des membres.

Vote lors des réunions des membres

5.13 Vote – Chacun des membres votants dispose d’une (1) voix.

5.14 Vote par procuration – Un membre votant peut voter par procuration à une assemblée générale annuelle ou à une assemblée générale extraordinaire si :

  1. le secrétaire reçoit la procuration avant le début de la réunion;
  2. la procuration indique clairement la date de la réunion et la question précise qui sera examinée;
  3. la procuration indique clairement à qui elle est remise;
  4. la signature figurant sur la procuration correspond à celle qui apparaît sur le formulaire d’inscription annuelle.

5.15 Scrutateurs – Au début de chaque réunion, le Conseil nomme trois (3) scrutateurs, qui sont chargés de veiller à ce que les votes soient convenablement effectués et comptés.

Article 6 - Indemnisation

6.1 Indemnisation – Sous réserve des dispositions des présents règlements et des paragraphes 151 (3) et (4) de la Loi, la Société indemnisera, sur ses propres fonds, chaque administrateur, dirigeant et membre de comité contre toute réclamation, demande, action en justice ou dépense pouvant survenir ou ayant été engagée par suite de l’occupation de son poste ou de l’exécution de ses fonctions.

6.2 Non-indemnisation – La Société n’indemnisera pas un administrateur, un dirigeant, un membre de comité ou toute autre personne responsable de fraude, de malhonnêteté, de conduite illicite ou de mauvaise foi.

6.3 Assurance – La Société peut souscrire et maintenir une assurance au profit de ses administrateurs, de ses dirigeants et de ses membres de comité, selon ce que le Conseil décidera.

Article 7 - Avis

7.1 Avis écrit – Dans les présents règlements, un avis écrit s’entend d’un avis remis en mains propres, ou encore transmis par télécopieur, par courrier électronique, par la poste ou par messager à l’adresse enregistrée de la Société, d’un administrateur, d’un membre de comité ou d’un membre, selon le cas.

7.2 Date de l’avis – La date de l’avis est celle à laquelle la réception de l’avis est confirmée de vive voix lorsque l’avis est livré en mains propres, confirmée électroniquement lorsque l’avis est transmis par télécopieur ou par courrier électronique, ou confirmée par écrit lorsque l’avis est expédié par messager, ou, si l’avis est envoyé par la poste, cinq jours après la date d’oblitération.

7.3 Avis erroné – Le fait d’omettre accidentellement de donner avis de la tenue d’une réunion des administrateurs, des membres ou des membres de comité, le fait qu’un administrateur, un membre ou un membre de comité ne reçoive pas un tel avis, ou toute erreur commise dans un avis et n’ayant pas d’incidence sur le fond de ce dernier, n’ont pas pour effet d’annuler une mesure quelconque prise à la réunion.

Article 8 - Modification des règlements

8.1 Vote des administrateurs – Hormis les points énoncés au paragraphe 197(1) de la Loi (Modification de structure), les présents règlements peuvent être modifiés ou abrogés par voie de résolution ordinaire des administrateurs à une réunion du Conseil. Les administrateurs soumettent ensuite les règlements modifiés ou abrogés à la réunion des membres suivante, lesquels peuvent, par un vote favorable majoritaire, confirmer, rejeter ou modifier les règlements soumis. L’abrogation ou la modification des règlements prend effet à compter de la date de la résolution des administrateurs. Si un règlement modifié ou abrogé est confirmé par les membres, ou modifié par eux, puis confirmé, il demeure en vigueur dans la forme où il a été confirmé.

8.2 Vote des membres - Hormis les points énoncés au paragraphe 197(1) de la Loi (Modification de structure), les présents règlements peuvent être modifiés ou abrogés par un vote favorable majoritaire des membres présents à la réunion des membres suivante. Tout amendement recueillant la majorité des voix entre en vigueur sur-le-champ.

8.3 Avis par écrit – Un avis décrivant les modifications proposées aux présents règlements, aux règles générales et aux statuts constitutifs de la Société est transmis aux membres au moins vingt-et-un (21) jours avant la date de la réunion où la question sera débattue.

Article 9 - Modification de structure

9.1 Modification de structure – Aux termes de l’article 197 de la Loi, une résolution extraordinaire (2/3 des votes) de tous les membres (votants ou non votants) est nécessaire pour modifier les règlements ou statuts de la Société. Une modification de structure s’entend de l’une quelconque des actions énumérées ci-dessous :

  1. changer la dénomination de la Société;
  2. transférer le siège social de la Société dans une autre province;
  3. ajouter, modifier ou supprimer toute restriction quant aux activités de la Société;
  4. créer de nouvelles catégories ou de nouveaux groupes de membres;
  5. modifier les conditions requises pour en devenir membre;
  6. modifier la désignation de ses catégories ou groupes de membres ou ajouter, modifier ou supprimer tous droits et conditions dont ils sont assortis;
  7. scinder une catégorie ou un groupe de membres en plusieurs catégories ou groupes et fixer les droits et conditions dont ils sont assortis;
  8. ajouter, modifier ou supprimer toute disposition concernant le transfert des adhésions;
  9. sous réserve de l’article 133 de la Loi, augmenter ou diminuer le nombre minimal ou maximal d’administrateurs;
  10. changer le libellé de la déclaration d’intention de la Société;
  11. changer la déclaration relative à la répartition du reliquat des biens de la Société après le règlement de ses dettes;
  12. changer les façons d’aviser les membres habiles à voter aux assemblées;
  13. changer les méthodes selon lesquelles les membres qui ne sont pas présents à l’assemblée sont autorisés à voter;
  14. ajouter, modifier ou supprimer toute autre disposition que la Loi autorise à insérer dans les statuts.

9.2 Vote par catégorie extraordinaire – L’article 199 de la Loi dispose que chaque catégorie de membres (qu’ils soient habiles ou non à voter) peut voter séparément (2/3 de chaque catégorie) sur les propositions visant à apporter une modification de structure touchant les droits d’adhésion, telle que :

  1. échanger, reclasser ou annuler tout ou partie des adhésions de la catégorie ou du groupe;
  2. étendre, modifier ou supprimer les droits ou conditions dont sont assorties les adhésions de la catégorie ou du groupe, notamment :
    1. en réduisant ou supprimant une préférence en matière de liquidation,
    2. en étendant, supprimant ou modifiant, de manière préjudiciable, les droits de vote ou de transfert de la catégorie ou du groupe;
  3. accroître les droits, égaux ou supérieurs, conférés par les adhésions d’une autre catégorie ou d’un autre groupe;
  4. accroître les droits inférieurs conférés par les adhésions d’une autre catégorie ou d’un autre groupe afin de les rendre égaux ou supérieurs à ceux conférés par les adhésions de leur catégorie ou de leur groupe;
  5. créer une nouvelle catégorie ou un nouveau groupe dont les adhésions confèrent des droits égaux ou supérieurs à ceux de leur catégorie ou de leur groupe;
  6. échanger tout ou partie des adhésions d’une autre catégorie ou d’un autre groupe contre celles de leur catégorie ou de leur groupe ou créer un droit à cette fin.

Article 10 - Dissolution

10.1 Dissolution – À la dissolution de la Société, le reliquat de ses fonds et éléments d’actif après le règlement de ses dettes seront distribués à une organisation canadienne à but non lucratif, tel que le détermine le Conseil.

Article 11 - Adoption des règlements

11.1 Adoption par le Conseil - Les présents règlements ont été adoptés par les membres du Conseil d’administration de la Société lors d’une réunion du Conseil dûment convoquée et tenue le 18 mars 2019.

11.2 Ratification des membres – Les présents règlements ont été ratifiés par un vote favorable d’au moins les deux-tiers (2/3) des membres habiles à voter lors d’une réunion des membres dûment convoquée et tenue le 15 mai 2019.

11.3 Abrogation des règlements antérieurs – En ratifiant les présents règlements, les membres de la Société abrogent tous les règlements antérieurs, à la condition que cette abrogation ne mette pas en cause la validité d’une mesure quelconque prise en vertu des règlements abrogés.

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