Programme de péréquation des frais de déplacement pour l'ESPC

Catégorie: 
3. Programs
Numéro de la politique: 
3.1.5
Article de la politique: 
CWSF Equalized Travel Plan
Approuvée par: 
Directeur général ou directrice générale, CCNMP
Date d’approbation: 
sam, Oct 16, 2004
Date d’entrée en vigueur: 
Immédiatement
Date de modification la plus récente: 
Mar, sep 29, 2015
Date de la prochaine révision: 
Mar, sep 19, 2017
Personne-ressource: 
Directeur général ou directrice générale

1 Introduction

1.1 Le Programme de péréquation des frais de déplacement administre, de façon centralisée, la logistique associée aux voyages aller-retour des participants et participantes vers la ville où se tient l’Expo-sciences pancanadienne (ESPC). Les préparatifs de voyage sont réalisés par Sciences jeunesse Canada. Les tarifs de groupe les plus intéressants sont obtenus par l’intermédiaire d’un agent ou d’une agente de voyage au moment des réservations.

1.2 Ce programme vise à égaliser les frais de déplacement des participantes et participants régionaux à l’ESPC de partout au Canada pour une année donnée, et à protéger les régions et Sciences jeunesse Canada contre d’importantes fluctuations des frais de transport au sein d’une année donnée. Il fait en sorte que toutes les régions puissent s’offrir de voyager, et ceci, peu importe l’endroit où se tient l’ESPC; il rend ainsi possible la participation de régions éloignées.

1.3 Chaque région affiliée, y compris celle de l’équipe organisatrice de l’ESPC, doit obligatoirement prendre part à ce programme.

1.4 Seuls les finalistes, délégués, déléguées, délégués remplaçants, déléguées remplaçantes et adultes-ressources peuvent prendre part à ce programme.

2 Fonctionnement

2.1 Les frais de déplacement seront déterminés après avoir consulté les transporteurs aériens et de surface ainsi que l’agence de voyage désignée ou les agences de voyage désignées, et en tenant compte des récentes participations, de la répartition des participants et participantes à travers le Canada et de l’endroit où se tient l’ESPC. Ces frais seront communiqués aux régions le 1er octobre de l’année précédant le voyage, au plus tard.

2.2 Les frais de déplacement seront payables à Sciences jeunesse Canada sous la forme de deux paiements pouvant être combinés à d’autres frais :

  1. Toutes les régions devront verser un acompte non remboursable calculé en fonction du nombre prévu de participants et participantes de chaque région dans le cadre de ce programme. La date d’échéance pour ce paiement sera au courant du mois de décembre.
  2. Le solde devra être payé avant une date d’échéance au cours du mois de mars qui sera choisie par Sciences jeunesse Canada.
  3. Les frais de déplacement seront crédités, moins d'acompte pour les vols annulés, si le nombre de participants est réduit avant la date limite établie dans le guide d'affiliation.

2.3 Les régions dont les participants et participantes voyageront par avion recevront normalement un horaire provisoire de voyage en mars. Aucun changement ne sera permis relativement à la ville de départ après la date à laquelle sera dû le paiement en mars, à moins qu’un tel changement n’ait été précédemment approuvé par la personne assurant la coordination des voyages. Aucun changement ne sera traité après que les billets d’avion auront été émis. Sciences jeunesse Canada ne sera pas responsable des coûts additionnels associés à la perte de billets, au fait de manquer des correspondances ou à tout autre événement imprévu.

2.4 Les régions devront confirmer les noms des passagers et des passagères au sein du système d’inscription en ligne dans les sept jours suivant la fin de leur expo-sciences régionale ou d’ici le 30 avril, selon la première occurrence.

2.5 On s’attend à ce que toutes les régions voyagent durant les journées officielles de voyage établies par Sciences jeunesse Canada.

Les demandes de non-respect des dates de voyage (arrivée tardive/départ précoce) seront seulement considérées si elles sont effectuées en temps opportun (c.-à.-d. dans les sept jours suivant la fin de l’expo-sciences de la région ou avant que les billets ne soient émis). C’est le président ou la présidente du Comité consultatif national en matière de politique (CCNMP) qui dispose de l’autorité de dernière instance relativement à ceci.

Les critères retenus pour l’approbation sont les suivants :

- La demande est effectuée par le coordonnateur régional ou par la coordonnatrice régionale auprès de la personne assurant la coordination des voyages pour l’ESPC, et une copie de cette demande est envoyée au représentant ou à la représentante de la zone concernée ainsi qu’au président ou à la présidente du CCNMP.
- Le ou la finaliste, ou les finalistes, seront présents dès le début du processus de jugement jusqu’à la fin de la cérémonie de remise des prix (aucune exception).
- Le changement demandé entre dans le cadre du Programme de péréquation des frais de déplacement; toute augmentation du prix des billets sera facturée à la région;
- La région accepte la responsabilité d’organiser et de payer les correspondances entre l’aéroport d’arrivée de l’ESPC et le lieu où se tient l’ESPC, à l’aller comme au retour.

  1. Les régions assumeront tous les coûts supplémentaires liés à une demande de non-respect des dates de voyage qui a été approuvée (c.-à-d., les frais de changement de billets, les prix plus élevés pour les billets, etc.).
  2. Il n’est pas permis de faire une demande de non-respect des dates de voyage pour les délégués, déléguées, délégués remplaçants, déléguées remplaçantes et adultes-ressources qui voyageraient sans les finalistes.

2.6 Les surplus générés par le Programme de péréquation des frais de déplacement au cours d’une année donnée seront partiellement portés au crédit des régions l’année suivante, et partiellement conservés pour stabiliser les frais de déplacement des années suivantes. Si ce programme donne lieu à un déficit au cours d’une année donnée, ce dernier réduira le surplus accumulé et, si nécessaire, il sera facturé aux régions l’année suivante.

3 Voyage aérien

3.1 Sciences jeunesse Canada organisera des voyages aériens économiques en tenant compte des tarifs, des horaires et de la souplesse des arrangements, ainsi que des exigences des compagnies aériennes en termes d’acomptes, des frais associés aux changements, des mesures d’incitation et des politiques de remboursement. Les régions ne pourront pas choisir leur compagnie aérienne.

3.2 Les régions sont responsables de tous les frais de bagages.

4 Voyage de surface

4.1 Sciences jeunesse Canada désignera les régions affiliées qui devront utiliser des moyens de transport de surface; il s’agira des régions qui se trouveront dans un rayon correspondant à huit heures ou moins de transport de surface entre leur point de départ et le site de l’ESPC. Les régions devant voyager pendant plus de 5 heures doivent arriver au moins 24 heures avant le début du jugement. Toutes les régions qui utiliseront un moyen de transport de surface payeront les mêmes frais de déplacement que celles voyageant par avion.

4.2 Sciences jeunesse Canada coordonnera ou organisera le transport de surface commercial (p. ex., avec VIA Rail, Coach Canada ou Greyhound) à moins d’une indication contraire.

  1. Les régions se trouvant à plus de 200 kilomètres du site de l’ESPC doivent utiliser un moyen de transport de surface commercial afin de bénéficier d’une assurance responsabilité civile appropriée pour Sciences jeunesse Canada et les adultes responsables de la supervision.
  2. Il est fortement recommandé aux régions se trouvant à moins de 200 kilomètres du site de l’ESPC d’avoir recours à un moyen de transport de surface commercial.

4.3 Sauf lorsqu’un moyen de transport de surface commercial ne peut pas être organisé par Sciences jeunesse Canada, l’utilisation d’un véhicule personnel ou de location pour assurer le transport des participants et participantes à l’ESPC (autres que la famille immédiate du conducteur ou de la conductrice) sur plus de 200 kilomètres ne sera pas permise.

4.4 Les régions qui se situent à plus de huit heures de transport en surface du site de l’ESPC et qui désirent, pour leur propre commodité, utiliser un moyen de transport de surface peuvent être autorisées à le faire, tant que Sciences jeunesse Canada en est avisé au moment de l’affiliation.

5 Demandes de remboursement

5.1 Après l’ESPC, les régions ayant été autorisées par Sciences jeunesse Canada, lors de leur affiliation, à organiser leur propre transport de surface peuvent soumettre une demande de remboursement à Sciences jeunesse Canada relativement aux frais de déplacement admissibles vers et en provenance du site de l’ESPC. Les dépenses admissibles incluent :

  1. Les billets de voyage de surface commercial (p. ex., billets de train ou d’autocar).
  2. La location d’une fourgonnette de tourisme – factures payées et reçus pour l’essence (maximum de 400 kilomètres et d’un véhicule pour 5 participants et participantes à l’ESPC ou moins).
  3. L’utilisation d’un véhicule personnel – nombre total de km x tarif approuvé par Sciences jeunesse Canada (maximum de 400 kilomètres et d’un véhicule pour 3 participants et participantes à l’ESPC ou moins).
  4. D’autres dépenses relevant du transport de surface approuvées à l’avance par Sciences jeunesse Canada.

5.2 Les régions désignées comme devant avoir recours à un moyen de transport de surface ne peuvent pas demander à ce que les frais suivants leur soient remboursés :

  1. Repas et/ou nuitées.

5.3 Le total de la demande de remboursement correspondant aux voyages de surface d’une région ne devra pas être supérieur au coût du voyage commercial (aérien ou de surface) de la région, tel que déterminé par Sciences jeunesse Canada.

5.4 Les régions qui choisissent d’organiser leur propre transport sans obtenir une approbation écrite de Sciences jeunesse Canada ne pourront pas demander à ce que leurs frais soient remboursés, et devront payer à Sciences jeunesse Canada tous les frais associés aux voyages non réalisés.

5.5 Toutes les demandes de remboursement correspondant à des dépenses encourues au cours d’une année civile dans le cadre de cette politique devront être soumises et reçues par Sciences jeunesse Canada, au plus tard, le 30 juin de l’année civile en question. Aucun remboursement ne sera effectué après cette échéance, et ceci, en aucun cas.

5.6 Toutes les demandes de remboursement doivent inclure les reçus originaux faisant la preuve des remboursements demandés, lorsque ceci est applicable. Aucun remboursement ne sera effectué sans reçus.

6 Voyage avec hébergement de nuit

6.1 Sciences jeunesse Canada fera tout en son possible pour limiter la durée du voyage pour les régions. 

6.2 Lorsque Sciences jeunesse Canada devra inclure une nuitée au cours d’un voyage par avion, la région aura la responsabilité d’en faire la réservation, de payer la facture et de soumettre une demande de remboursement, accompagnée des reçus appropriés, auprès de Sciences jeunesse Canada.

6.3 Les finalistes devront être hébergés dans des chambres différentes, en fonction de leur sexe. Les adultes responsables de la supervision (p. ex., les délégués et déléguées, les délégués remplaçants et déléguées remplaçantes) ne devront pas partager une chambre avec des finalistes à moins qu’ils en soient le parent, le tuteur ou la tutrice.

6.4 Les régions dont le voyage nécessite une nuitée peuvent demander à ce que leurs frais réels de restauration soient remboursés, dans une limite n’excédant pas le maximum fixé.

7 Annulation ou changement de billets d’avion

7.1 L’agent ou l’agente de voyage n’est pas autorisé à effectuer quelque changement que ce soit aux préparatifs de voyage sans en avoir reçu l’autorisation de Sciences jeunesse Canada.

7.2 Aucun changement ne sera effectué une fois que les billets auront été émis.

8 Expédition des projets

8.1 Les régions ont la responsabilité de l’expédition de tout ce qui est lié aux projets. Les objets surdimensionnés ou affichant un excédent de poids pourraient ne pas être acceptés en tant que bagage; ils pourraient nécessiter un envoi par un service de coursier ou de transport commercial. Les bénévoles de l’ESPC et d’autres fournisseurs pourraient refuser de déplacer des objets surdimensionnés ou trop lourds selon les lignes directrices locales s’appliquant à la santé et à la sécurité; les régions pourraient devoir prendre des mesures spéciales relativement à ces objets.

8.2 Les projets devant être expédiés par avion doivent être correctement emballés afin qu’ils ne soient pas endommagés, et leur expédition par avion ou par coursier doit être organisée jusqu’au site de l’ESPC. Les régions assurent tous les coûts liés aux expéditions.

8.3 Chaque transporteur aérien a ses propres réglementations relativement aux bagages, et il est possible que des frais supplémentaires soient imposés en cas de bagage supplémentaire ou surdimensionné. Ces frais ne sont pas couverts dans le cadre du Programme de péréquation des frais de déplacement.

9 Transport local

9.1 Le Programme de péréquation des frais de déplacement prendra seulement en charge le transport de toutes les personnes participant à l’ESPC qui voyagent aux dates officielles d’arrivée et de départ.

  1. Lorsque le point d’arrivée et de départ sera dans la ville d’accueil de l’ESPC, c’est le comité organisateur local qui sera responsable du transport de tous les participants et participantes à l’ESPC entre le point d’arrivée et de départ de la ville d’accueil (c.-à-d. l’aéroport, la gare VIA) et la résidence/le campus où se tient l’ESPC.
  2. Lorsque le point d’arrivée et de départ ne sera pas dans la ville d’accueil (p. ex., l’ESPC a lieu à Peterborough, mais l’arrivée et le départ se font à Toronto), le Programme de péréquation des frais de déplacement prendra en charge le transport de tous les participants et participantes à l’ESPC entre le point d’arrivée et de départ (c.-à-d. l’aéroport, la gare VIA) et la résidence/le campus où se tient l’ESPC.

9.2 Les régions sont responsables du coût et de la coordination du transport entre le point d’arrivée et de départ de la ville d’accueil (c.-à-d. l’aéroport, la gare VIA) et la résidence/le campus où se tient l’ESPC pour tous les finalistes ayant eu l’autorisation de ne pas respecter les dates de voyage officielles (c.-à-d. les finalistes qui arrivent en retard ou qui partent plus tôt).

9.3 Sciences jeunesse Canada sera responsable du coût et de la coordination du transport entre le point d’arrivée et de départ de la ville d’accueil (c.-à-d. l’aéroport, la gare VIA) et la résidence/le campus où se tient l’ESPC pour toutes les autres personnes qui participent à l’ESPC (c.-à-d. le personnel de Sciences jeunesse Canada, les membres du CCNMP et du Comité national sur le jugement) et qui arrivent à l’ESPC ou partent de l’ESPC en dehors des dates officielles d’arrivée et de départ.

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