Demande de paiement par chèque

Catégorie: 
2. Finance & Insurance
Numéro de la politique: 
2.1
Article de la politique: 
Finance & Insurance
Approuvée par: 
Directeur général ou directrice générale, trésorier ou trésorière
Date d’approbation: 
sam, Oct 4, 2003
Date d’entrée en vigueur: 
Immédiatement
Date de modification la plus récente: 
Jeu, Fév 28, 2013
Date de la prochaine révision: 
Mer, aoû 24, 2016
Personne-ressource: 
Directeur général ou directrice générale

1 Politique

1.1 Sciences jeunesse Canada traite les factures et les demandes de remboursement en temps opportun de façon à entretenir de bonnes relations avec les récipiendaires de prix, ses bénévoles, ses employés et employées, ses sous-traitants et sous-traitantes, ainsi que ses fournisseurs.

1.2 Les chèques d’un montant supérieur à 1 000,00 $ plus les taxes applicables doivent être signés par deux signataires autorisés.

2 Procédure

2.1 Les demandes de paiement par chèque sont reçues à l’adresse postale de Sciences jeunesse Canada, et sont datées le jour de leur réception.

2.2 Le directeur général ou la directrice générale, ou une autre personne désignée, étudie la demande pour en vérifier l’admissibilité, lui assigne un compte et confirme qu’il reste suffisamment de fonds dans le budget de ce compte.

  1. Si la demande est approuvée, le directeur général ou la directrice générale fait suivre la demande de paiement au commis ou à la commise comptable.
  2. Si la demande n’est pas approuvée, le directeur général ou la directrice générale communique avec la personne ayant fait la demande pour revoir cette dernière et régler le problème.

2.3 Le commis ou la commise comptable saisit les transactions au sein d’un système comptable électronique, vérifie que les comptes assignés sont les bons et prépare les chèques et les enveloppes.

  1. Les chèques sont émis le 15e jour de chaque mois pour les demandes de remboursements et les factures reçues, au plus tard, le dernier jour du mois précédent.

2.4 Le commis ou la commise comptable prépare une liste de chèques, une liste des écritures de journal et un résumé des écritures de journal pour les chèques du mois. Il ou elle les envoie ensuite au directeur général ou à la directrice générale avec les chèques et les enveloppes qui leur correspondent.

2.5 Pour chaque chèque, le directeur général ou la directrice générale vérifie que le bénéficiaire, le montant et le compte assigné correspondent à la demande. Il ou elle envoie ensuite les chèques nécessitant une seconde signature au trésorier ou à la trésorière. Le directeur général ou la directrice générale apposera ses initiales sur chaque demande de remboursement pour indiquer qu’elles ont été approuvées.

2.6 Le trésorier ou la trésorière passe en revue la liste des chèques et les résumés, et signe tous les chèques d’un montant supérieur à celui indiqué au paragraphe 1.2. Les chèques signés sont renvoyés au directeur général ou à la directrice générale en lui faisant part des divergences trouvées.

2.7 Le directeur général ou la directrice générale résout tout problème identifié par le trésorier ou la trésorière, puis signe les chèques et en assure l’envoi.

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