Déplacement du personnel et des bénévoles

Catégorie: 
2. Finance & Insurance
Numéro de la politique: 
2.3
Article de la politique: 
Finance & Insurance
Approuvée par: 
Directeur général ou directrice générale, conseil d’administration
Date d’approbation: 
sam, Jan 31, 2009
Date d’entrée en vigueur: 
Immédiatement
Date de modification la plus récente: 
Lun, Oct 1, 2012
Date de la prochaine révision: 
Mar, Jan 1, 2013
Personne-ressource: 
Directeur général ou directrice générale

1 PRINCIPES

1.1 Cette politique est basée sur les principes suivants qui constituent les piliers sur lesquels repose la gestion des déplacements du personnel et des bénévoles de Sciences jeunesse Canada dans le cadre de leurs fonctions.

  1. Équité – Le personnel et les bénévoles agissent équitablement et raisonnablement relativement à la gestion et à la mise en œuvre de la politique qui vise à atteindre un équilibre entre les besoins et les intérêts du personnel et des bénévoles et les impératifs fiscaux et opérationnels de Sciences jeunesse Canada.
  2. Responsabilité financière – Le personnel et les bénévoles essayent raisonnablement de limiter leurs dépenses de façon à respecter le statut de Sciences jeunesse Canada, qui est un organisme de charité comptant sur le soutien de ses commanditaires et sur le temps de ses bénévoles.
  3. Transparence – L’application uniforme, juste et équitable de la politique et des pratiques qui y sont liées.

2 OBJECTIF ET ÉTENDUE

2.1 L’objectif de cette politique est de s’assurer que le personnel et les bénévoles soient traités équitablement et raisonnablement lorsqu’ils doivent voyager dans le cadre de leurs fonctions auprès de Sciences jeunesse Canada, en respectant les principes mentionnés ci-dessus. Une autre politique régit le Programme de péréquation des frais de déplacement pour l’ESPC pour les jeunes et les adultes qui prennent part à l’Expo-sciences pancanadienne (ESPC). Les dispositions de cette politique doivent être obligatoirement suivies; elles prévoient le remboursement de dépenses ayant raisonnablement et nécessairement été engagées, et ne pouvant pas faire l’objet d’un remboursement partiel ou entier auprès d’une autre organisation, lors de déplacements dans le cadre de l’exercice de fonctions auprès de Sciences jeunesse Canada afin de s’assurer que le personnel et les bénévoles ne dépensent pas leur propre argent. Ces dispositions ne donnent pas lieu à un revenu ou à une autre sorte de rémunération qui pourrait alors rendre un gain personnel possible.

3 AUTORISATION

3.1 Sciences jeunesse Canada a la responsabilité de déterminer lorsqu’un déplacement est nécessaire, d’autoriser ce dernier et de s’assurer que toutes les dispositions de voyage respectent les dispositions de cette politique. À la suite d’une discussion entre le directeur général ou la directrice générale (ou la personne qui la remplace) et la personne ayant besoin de voyager, Sciences jeunesse Canada déterminera les dispositions de voyage qui répondront le mieux aux besoins du personnel ou des bénévoles concernés et aux exigences opérationnelles de Sciences jeunesse Canada.

4 DEMANDES DE REMBOURSEMENT ET REÇUS

4.1 Les voyageurs et voyageuses doivent soumettre des demandes individuelles de remboursement en utilisant le Formulaire de demande de remboursement de Sciences jeunesse Canada qui sera accompagné des reçus, factures, billets ou billets d’avion électroniques originaux, et ceci, dans les 30 jours suivant le déplacement. Les photocopies de reçus ne sont normalement pas acceptables.

4.2 Les personnes qui se déplacent fréquemment peuvent soumettre une demande de remboursement une fois par mois, en détaillant chaque voyage de façon individuelle.

4.3 Lorsque le voyageur ou la voyageuse certifie que le reçu a été perdu, a été accidentellement détruit ou ne peut pas être obtenu, une déclaration personnelle pourrait remplacer le reçu.

4.4 Les dépenses engagées à la suite de mauvaises interprétations ou d’erreurs ne seront pas remboursées. Toutefois, de telles circonstances seront étudiées au cas par cas.

5 RESPONSABILITÉS

5.1 Le directeur général ou la directrice générale (ou son remplaçant ou sa remplaçante), en consultation avec la personne qui voyage, devra :

  1. déterminer s’il est nécessaire de se déplacer;
  2. s’assurer que toutes les dispositions de voyage respectent les dispositions de cette politique;
  3. autoriser le déplacement, y compris à l’aide d’une autorisation générale de voyage;
  4. vérifier et approuver les demandes de remboursement des frais de déplacement avant que ces derniers ne soient remboursés.

5.2 Le voyageur ou la voyageuse devra :

  1. se familiariser avec les dispositions de cette politique;
  2. consulter la personne appropriée et obtenir l’autorisation de se déplacer (y compris une autorisation générale de voyage si applicable) comme le prévoit la politique;
  3. informer l’organisation de ses besoins en matière d’hébergement;
  4. remplir les demandes de remboursement de frais de déplacement et soumettre ces documents accompagnés des preuves nécessaires dès que possible après la fin du voyage;
  5. annuler les réservations si requis, conserver sécuritairement les avances de voyage et les fonds fournis, et effectuer promptement les paiements non réglés.

6 TRANSPORT

6.1 Le choix du mode de transport devra être fait en fonction du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l’aspect pratique du voyage en question. Les dépenses associées au mode de transport sélectionné seront remboursées en se basant sur les reçus soumis. De telles dépenses incluent : les frais pour le choix d’un siège; les frais d’améliorations aéroportuaires, s’ils ne sont pas compris dans le prix du billet (ils pourraient être déjà compris dans le prix du billet, c’est à vérifier); les taxes d’aéroport de départ, s’ils ne sont pas compris dans le prix du billet; les frais pour excédent de bagages/poids à payer à des transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés (une explication écrite est également requise); les frais de changements apportés au billet d’un transporteur public pour un voyage légitime et autorisé pour Sciences jeunesse Canada; et les frais de service de transport obligatoires encourus durant le voyage, s’ils ne sont pas compris dans le prix du billet (p. ex., droits de bassin, péage autoroutier/aux ponts, bacs et autres frais de service de transport).

6.2 Transport commercial

  1. Lorsqu’un voyage sera autorisé et réalisé au moyen d’un transporteur commercial, le voyageur ou la voyageuse se verra remettre les billets prépayés nécessaires lorsque cela sera possible.
  2. Concernant les voyages aériens, la norme est la classe économique. Les personnes réalisant un voyage devront essayer de trouver le billet le moins cher pour la distance à parcourir, et elles devront effectuer leurs réservations le plus tôt possible.
  3. Concernant les voyages par voie ferrée, la norme est la classe économique (p. ex., la classe Confort de VIA Rail).
  4. Il est possible d’utiliser un taxi, une navette ou un autre service de transport local pour réaliser un court voyage. Les dépenses engagées, y compris les pourboires, seront remboursées.

6.3 Voitures de location et voitures privées

  1. Concernant la location d’un véhicule, la norme est de louer une voiture de taille moyenne. Il faudra obtenir une autorisation spéciale pour louer un véhicule plus grand, autorisation qui sera donnée en se basant, entre autres, mais pas de façon limitative, sur le nombre de passagers supplémentaires, la sécurité, et le volume ou le poids des marchandises transportées.
  2. Les reçus de carte de crédit peuvent être utilisés pour demander un remboursement des dépenses d’essence engagées lors de la location d’un véhicule.
  3. L’utilisation de voitures privées devrait être limitée aux voyages pour lesquels il n’y a pas de service de transport public approprié, ou lorsque l’utilisation d’un tel véhicule est plus économique à la lumière de tous les coûts et de la disponibilité de temps.
  4. Le taux par kilomètre payable pour l’utilisation d’un véhicule privé lorsque celui-ci est utilisé dans le cadre d’un voyage autorisé par Sciences jeunesse Canada est indiqué dans l’annexe A. Les voyageurs et voyageuses devront seulement demander un remboursement correspondant aux distances parcourues dans le cadre des activités menées pour Sciences jeunesse Canada.
  5. Les voyageurs et voyageuses qui sont déposés ou qui sont ramassés au terminal d’un transporteur public seront remboursés en appliquant à la distance parcourue vers le terminal en question ou à partir du terminal en question le taux par kilomètre, et ceci, pour chaque aller-retour.
  6. Les frais de stationnement seront remboursés lorsqu’il sera pratique et économique de laisser un véhicule privé sur le stationnement du terminal du transporteur public durant l’absence.

6.4 Assurance du véhicule

  1. Une assurance collision sans franchise est requise pour toute la durée de temps pendant laquelle le véhicule est loué. Cette couverture est incluse lorsque les voyageurs et voyageuses utilisent une carte de crédit de Sciences jeunesse Canada individuelle; ils seront remboursés dans le cas où une telle carte n’est pas utilisée.
  2. Science jeunesse Canada n’assume aucune responsabilité financière relativement aux véhicules privés autre que celle de payer un taux par kilomètre. Science jeunesse Canada n’est pas responsable du remboursement des franchises dans le cadre de la couverture offerte par l’assurance.
  3. Les véhicules privés utilisés pour voyager dans le cadre de fonctions liées à Science jeunesse Canada devront être assortis de l’assurance minimale requise au niveau provincial/territorial/étatique/national concernant la responsabilité civile et le dommage aux biens. Si un véhicule privé est utilisé dans le cadre de fonctions liées à Science jeunesse Canada, une responsabilité civile vis-à-vis des tiers d’un minimum de 2 000 000 $ est recommandée. Les membres du personnel ou les bénévoles devront payer tous les coûts liés à l’obtention de cette couverture de type professionnel.
  4. Il est conseillé aux voyageurs et voyageuses qui pensent prendre des passagers et passagères de confirmer auprès de leur compagnie d’assurance qu’ils sont correctement assurés.

7 HÉBERGEMENT

7.1 Normalement, l’hébergement d’un membre du personnel ou d’un bénévole n’est pas remboursé lorsque le lieu de l’hébergement se situe dans un rayon de 40 km à partir du lieu de logement de cette personne.

7.2 En matière d’hébergement, la norme est une chambre individuelle confortablement équipée dans un environnement sécuritaire et à un endroit pratique. Ceci inclut généralement les chambres d’hôtel, de motel et de résidences universitaires/collégiales, ainsi que les hébergements gouvernementaux et institutionnels. Il est encouragé de partager un lieu d’hébergement.

7.3 À moins que cela ne soit autrement autorisé par Science jeunesse Canada, lorsque les déplacements sont liés à des activités ayant lieu dans le cadre d’une institution, les membres du personnel ou les bénévoles devraient loger dans les hébergements de l’institution en question.

7.4 Sciences jeunesse Canada ne remboursera pas les demandes de remboursement liées à des réservations qui n’ont pas été utilisées.

8 REPAS

8.1 Un voyageur ou une voyageuse se verra rembourser le coût de ses repas, jusqu’au maximum applicable pour chaque repas, et ceci, pour chaque déjeuner, dîner et souper pendant le voyage. Les indemnités de repas sont précisées dans l’annexe A.

8.2 Un voyageur ou une voyageuse ne se verra pas rembourser un repas qui lui a été fourni. Dans des circonstances exceptionnelles, lorsqu’un voyageur ou une voyageuse a engagé des dépenses pour compléter un repas fourni, le coût réel encouru pourrait être remboursé, en se basant sur les reçus fournis, et ceci, jusque dans les limites des indemnités de repas applicables.

8.3 Le remboursement des boissons alcoolisées n’est normalement pas autorisé.

8.4 Lorsqu’un voyageur ou une voyageuse encourt des dépenses liées à un repas qui sont supérieures à l’indemnité de repas établie dans le cadre d’une situation qui est hors de son contrôle, les dépenses encourues et raisonnables seront remboursées, en se basant sur les reçus fournis.

8.5 Si le voyage débute avant 6 heures 30, il est possible de demander un remboursement du déjeuner pour le premier jour du voyage. Si le voyage prend fin après 18 heures 30, il est possible de demander un remboursement du souper pour le dernier jour du voyage.

9 AUTRES FRAIS PROFESSIONNELS

9.1 Le personnel se verra rembourser les frais professionnels liés à Science jeunesse Canada qui ne sont pas autrement couverts comme les appels, les photocopies, les services de traitement de texte, les télécopies, les connections à Internet, la location et le transport des équipements de bureau nécessaires, ainsi que le transport des effets personnels requis.

9.2 Le personnel se verra aussi rembourser les frais de service encourus et raisonnables qui sont liés à des transactions financières telles que, mais non limités à, l’utilisation d’un guichet automatique bancaire, l’utilisation de la carte de voyage de Science jeunesse Canada, l’utilisation d’une carte de crédit/débit, les commissions sur les transactions en devises étrangères, l’acquisition de chèques de voyage et la conversion de chèques en espèces.

9.3 Les bénévoles peuvent se faire rembourser les frais professionnels encourus au nom de Sciences jeunesse Canada qui ne sont pas autrement couverts, s’ils en ont reçu l’autorisation antérieure.

10 AVANCES DE VOYAGE

10.1 Les membres du personnel ou les bénévoles de Science jeunesse Canada peuvent recevoir une avance de voyage pour couvrir leurs frais de déplacement lorsque les produits et services en question ne sont pas prépayés et ne peuvent pas être payés à l’aide d’une carte de crédit individuelle de Sciences jeunesse Canada. Les avances de voyage sont normalement réservées aux déplacements à l’étranger.

11 CHANGE DE DEVISES

11.1 Les frais encourus pour convertir une somme d’argent raisonnable en devises étrangères et/ou pour reconvertir tout argent non utilisé en dollars canadiens seront remboursés en se basant sur les reçus, et ceci, pour toutes les transactions et toutes les sources.

ANNEXE A

Taux par kilomètre

Le taux par kilomètre payable en cents pour l’utilisation de véhicules privés dans le cadre des déplacements autorisés et réalisés pour Sciences jeunesse Canada correspond à 80 % de l’indemnité prescrite pour l’Ontario par l’appendice B de la directive sur les voyages du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Ce taux est mis à jour chaque trimestre, à savoir le premier jour de janvier, avril, juillet et octobre, dates auxquelles il entre en vigueur. Le Formulaire de demande de remboursement de Sciences jeunesse Canada devra être modifié pour refléter le taux en vigueur.

Date d’entrée en vigueur : le 1er octobre 2012.

44,0 cents par kilomètre (taxes incluses)

Indemnités de repas

L’indemnité maximale pour le remboursement d’un repas dans le cadre des déplacements autorisés et réalisés pour Sciences jeunesse Canada correspond à 80 % de l’indemnité prescrite par l’appendice C de la directive sur les voyages du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Ce taux est mis à jour chaque trimestre, à savoir le premier jour de janvier, avril, juillet et octobre, dates auxquelles il entre en vigueur.

Date d’entrée en vigueur : le 1er octobre 2012 (taxes incluses)

Indemnités ($CA) Canada et États-Unis Yukon et Alaska Territoires du Nord-Ouest Nunavut
Déjeuner 12,40 12,56 17,20 16,72
Dîner 12,00 15,16 17,68 23,64
Souper 33,04 39,96 41,36 55,72

Références

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, directive sur les voyages, appendice B :
http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/index.php?lang=fra&svid=10&sid=97&merge=2

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, directive sur les voyages, appendice C :
http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/index.php?sid=98&lang=fra&merge=2

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