Comité consultatif national en matière de politiques (CCNMP)

Catégorie: 
1. Organisation et gouvernance
Numéro de la politique: 
1.3.1
Article de la politique: 
Comités
Approuvée par: 
Directeur général ou directrice générale
Date d’approbation: 
Jeu, Déc 1, 2005
Date d’entrée en vigueur: 
Immédiatement
Date de modification la plus récente: 
Mar, sep 29, 2015
Date de la prochaine révision: 
Mar, sep 20, 2016
Personne-ressource: 
Directeur général ou directrice générale

1 Mandat

1.1 La raison d’être du Comité consultatif national en matière de politique (CCNMP) est de représenter les organisations s’occupant des expo-sciences régionales affiliées relativement aux politiques liées aux programmes des expo-sciences régionales et de l’Expo-sciences pancanadienne (ESPC).

1.2 Le CCNMP conseille le directeur général ou la directrice générale relativement aux politiques opérationnelles ayant une incidence sur la mise en œuvre des expo-sciences régionales et de l’ESPC. Il conseille également les expo-sciences régionales quant à l’interprétation et à la mise en place des politiques de Sciences jeunesse Canada, et s’assure que ces dernières sont respectées dans le cadre des expo-sciences régionales et de l’ESPC.

2 Organisation

2.1 Président ou présidente : cette personne est élue par les délégués et déléguées, et elle assure le rôle de président ou présidente durant la seconde année de son mandat d’une durée de trois ans.

2.2 Vice-président ou vice-présidente : cette personne est élue par les délégués et déléguées, et elle assure le rôle de vice-président ou de vice-présidente durant la première année de son mandat d’une durée de trois ans.

2.3 Président sortant ou présidente sortante : cette personne est élue par les délégués et déléguées, et elle assure le rôle de président sortant ou de présidente sortante durant la troisième année de son mandat d’une durée de trois ans.

2.4 Représentants et représentantes de zone : ces personnes sont élues par les délégués et déléguées des zones pour un mandat d’une durée de trois ans, et ceci, pour les zones suivantes : Atlantique, Sud de l’Ontario, Nord et Est de l’Ontario, Centre du Canada et Ouest du Canada. Le représentant ou la représentante de zone pour le Québec est nommé par le Conseil de développement du loisir scientifique (CDLS).

2.5 Agent ou agente de liaison entre le Comité national sur le jugement (CNJ) et le CCNMP : cette personne est sélectionnée par le CNJ et le CCNMP à titre de membre d'office pour un mandat d’une durée de trois ans comme cela est décrit dans la politique 1.3.2.3.

2.6 Une expo-sciences régionale peut, à tout moment, n’avoir qu’un maximum de deux représentantes ou représentants élus qui siègent au CCCNMP (une seule de ces deux personnes peut siéger au comité exécutif).

2.7 Le directeur général ou la directrice générale est un membre d'office du CNES.

3 Rencontres

3.1 Rencontres du CCNMP

  1. Le CCNMP se réunit à plusieurs reprises dans l’année et au mois de mai, durant l’ESPC.
  2. Les procès-verbaux et les rapports liés aux rencontres du CCNMP seront mis à la disposition des délégués et déléguées, et/ou des présidents et présidentes des expo-sciences régionales. Les demandes doivent être envoyées par écrit à la présidente ou au président du CCNMP.

4 Sous-comités et groupes de travail

4.1 Le CCNMP comprend un comité exécutif qui guide la gestion de ses affaires et qui est composé du président ou de la présidente, du vice-président ou de la vice-présidente, et du président sortant ou de la présidente sortante. Le comité exécutif travaille en collaboration avec le directeur général ou la directrice générale pour planifier les activités du CCNMP. Ce comité peut également créer des groupes de travail pour s’occuper de questions particulières et effectuer des recommandations.

5 Élections

5.1 Vice-président ou vice-présidente du CCNMP

  1. Une personne est élue à ce poste pour une durée de trois ans. La première année, elle est vice-présidente ou vice-président; la seconde année, elle est présidente ou président; et la troisième année, elle est présidente sortante ou président sortant.
  2. Tous les candidates et candidats doivent être mis en nomination par une coordonnatrice régionale ou un coordonnateur régional. Les renseignements relatifs au processus de nomination de la vice-présidente ou du vice-président seront envoyés à toutes les régions chaque année.
  3. La date limite des mises en candidature et la date de l'élection sont déterminées par la présidente ou le président du CCNMP d'ici le 31 janvier de l'année de l'élection.
  4. Les nominations des candidates et candidats et l'information au sujet du processus électoral seront distribuées aux régions à une date déterminée par le CCNMP. Il est prévu que les régions vont discuter des candidats et les délégués voteront pour le candidat du choix des régions. L'élection se fera grâce à un scrutin électronique administré par Sciences jeunesse Canada. Chaque région de la zone aura une voix.
  5. Les personnes mises en nomination pour le poste de vice-présidence doivent avoir participé à au moins trois ESPC en exerçant une fonction d’adulte, et à au moins deux d’entre elles en tant que délégué ou déléguée, délégué remplaçant ou déléguée remplaçante, ou représentant ou représentante de zone.
  6. S’il n’y a qu’une seule mise en nomination, la candidate ou le candidat est élu par acclamation.
  7. La candidate ou le candidat gagnant doit obtenir la majorité simple des voix. Si nécessaire, des tours supplémentaires de scrutin auront lieu, en excluant du scrutin la candidate ou le candidat ayant reçu le moins de votes dans le tour, jusqu'à ce qu'une candidate ou un candidat obtienne la majorité simple des voix. En cas d'égalité des voix, la présidente ou le président de l'assemblée d'élection la voix sera déterminante.

 

5.2 Représentants et représentantes de zone

  1. Une personne est élue à ce poste pour une durée de trois ans. Ce mandat n’est pas renouvelable. Une personne peut se porter une nouvelle fois candidate à ce poste tant que trois années se sont écoulées depuis qu’elle a occupé ce poste pour la dernière fois.
  2. Tous les candidats et candidates doivent être mis en nomination par une coordonnatrice ou un coordonnateur régional de la zone. Les renseignements relatifs au processus de nomination de la représentante ou du représentant de zone seront envoyés chaque année.
  3. La date limite des mises en candidature et la date de l'élection sont déterminées par la présidente ou le président du CCNMP d'ici le 31 janvier de l'année de l'élection.
  4. Les personnes mises en nomination pour le poste de représentante ou représentant de zone doivent avoir participé à au moins deux ESPC en exerçant une fonction d’adulte, et à au moins une d’entre elles en tant que délégué ou déléguée ou délégué remplaçant ou déléguée.
  5. S’il n’y a qu’une seule mise en nomination, la candidate ou le candidat est élu par acclamation.
  6. Les mises en candidatures et l'information au sujet de l'élection seront diffusées aux régions à une date déterminée par le CCNMP. On s'attend à ce que les régions discutent du choix des candidates et candidats et à ce que la coordonnatrice oule coordonnateur régional vote pour la candidate ou le candidat choisi par les membres du comité régional.
  7. L'élection des représentantes ou représentants de zone se fera grâce à un scrutin électronique administré par Sciences jeunesse Canada. Chaque région de la zone aura une voix.
  8. La candidate ou le candidat qui obtient une majorité simple des voix sera déclaré gagnante ou gagnant. Si une majorité simple des voix ne peut être obtenue, un second tour de scrutin aura lieu. En cas d'égalité des voix, la présidence sortante ou le président sortant du CCNMP sera la voix sera déterminante.
  9. Les résultats de ce vote seront sans appel.

5.3 Postes vacants

  1. Si le poste de président ou présidente devient vacant, le président sortant ou la présidente sortante remplira cette fonction.
  2. Si le poste de président sortant ou présidente sortante devient vacant, il est possible de demander à un ancien président sortant ou à une ancienne présidente sortante, ou encore à un membre du CNES, de remplir cette fonction jusqu’à la prochaine élection.
  3. Si le poste de vice-président ou de vice-présidente devient vacant, le CNES nommera un remplaçant approprié ou une remplaçante appropriée jusqu’à la prochaine élection.
  4. Si un poste de représentant ou représentante de zone devient vacant, le CNES nommera un remplaçant approprié ou une remplaçante appropriée en provenance de la zone concernée jusqu’à la prochaine ESPC où aura alors lieu un vote pour pourvoir le poste en question pour la partie restante du mandat original. Les personnes élues ou sélectionnées pour remplir un mandat partiel seront éligibles dans le cadre des élections visant à choisir le représentant ou la représentante de zone pour l’ensemble du mandat suivant.

6 Responsabilités

6.1 Responsabilités générales

  1. Le CCNMP fait le suivi des activités des expo-sciences régionales pour s’assurer que ces dernières respectent les politiques, les procédures et les lignes directrices mises en place, et fait le point de la situation au directeur général ou à la directrice générale ainsi qu’aux expo-sciences régionales affiliées.
  2. Le comité est une source de ressources pour Sciences jeunesse Canada.
  3. En collaboration avec le directeur général ou la directrice générale, le CCNMP règle les problèmes d’accréditation et de disqualification des expo-sciences régionales participant à l’ESPC.
  4. En collaboration avec le directeur général ou la directrice générale, le CCNMP a la responsabilité de s’assurer que les politiques de Sciences jeunesse Canada sont périodiquement revues ou créées relativement aux expo-sciences régionales et à l’ESPC.
  5. Le comité peut fournir une rétroaction quant au sondage auprès des délégués et déléguées, ainsi que des délégués remplaçants et des déléguées remplaçantes lors de chaque ESPC. Un membre du comité sera nommé secrétaire-archiviste chaque année.

6.2 Présidence

  1. Faire preuve de leadeurship au niveau du CCNMP.
  2. Agit à titre de ressource auprès du directeur général ou la directrice générale pour identifier les questions stratégiques liées à l’amélioration des expo-sciences régionales et de l’ESPC.
  3. S’assurer que la charge de travail requise pour atteindre les objectifs fixés est répartie de façon appropriée entre les membres du CCNMP.
  4. Représenter le CCNMP lors de discussions avec les autres comités et dans le cadre d’événements officiels.
  5. Établir et coordonner des groupes de travail selon les besoins.
  6. Évaluer le fonctionnement du CCNMP en consultation avec le comité exécutif du CCNMP et le directeur général ou la directrice générale.
  7. Préparer des rapports réguliers pour le directeur général ou la directrice générale et les régions affiliées.
  8. Maintenir des communications régulières avec le directeur général ou la directrice générale.
  9. Préparer les ordres du jour des rencontres du CCNMP et des rencontres des délégués et déléguées durant l’ESPC, et en assurer la présidence.
  10. Travailler avec les représentants et représentantes de zone pour faciliter leur développement et s’assurer de leur efficacité.
  11. Aider le vice-président ou la vice-présidente pour faire en sorte que les activités du CNES se poursuivent de façon uniforme et que le changement de leadership se fasse en douceur.
  12. Fournir un soutien et des conseils aux organisations régionales et, sur demande, agir comme médiatrice ou médiateur/arbitre dans des différends entre les régions.

6.3 Présidence sortante

  1. Aider le président ou la présidente, le vice-président ou la vice-présidente et les nouveaux membres du comité pour faire en sorte que les activités du CNES se poursuivent de façon uniforme et que le changement de leadeurship se fasse en douceur.
  2. Conseiller le président ou la présidente relativement aux politiques et procédures.
  3. Superviser l’élection du vice-président ou de la vice-présidente lors de la rencontre des délégués et déléguées durant l’ESPC.
  4. Superviser le processus électoral des représentants et représentantes de zone.
  5. Organiser les inspections de sécurité.
  6. Réviser et organiser les mises à jour des politiques devant être revues (les politiques doivent être revues tous les deux ans).
  7. Représenter le CNES et participer à l'organisation de la séance d'orientation.

6.4 Vice-présidence

  1. Aider le président ou la présidente du CCNMP et s’engager activement dans les activités du CCNMP pour faire en sorte qu’elles se poursuivent de façon uniforme et que le changement de leadership se fasse en douceur.
  2. Travailler en étroite collaboration avec le président ou la présidente du CCNMP à tous les niveaux afin d’acquérir une vaste gamme de connaissances avant de prendre le poste de la présidence.
  3. Réaliser les autres tâches assignées par le président ou la présidente.
  4. Se familiariser avec les politiques de Sciences jeunesse Canada relativement aux expo-sciences régionales et à l’ESPC.
  5. Diriger la sélection des récipiendaires du Prix pour services émérites de Sciences jeunesse Canada. Plus spécifiquement, s’assurer que :
    1. les nominations sont en règle, les dates limites ont été respectées et les procédures en place ont été suivies;
    2. chaque candidat ou candidate satisfait aux critères pour ce prix;
    3. les noms des récipiendaires du Prix pour services émérites sont fournis au directeur général ou à la directrice générale de Sciences jeunesse Canada.
  6. Lire et vérifier toutes les motions avant qu’elles ne soient envoyées aux régions et soumises à un vote.
  7. Travailler en collaboration avec le directeur général pour préparer un sondage d’évaluation auprès des délégués et déléguées, ainsi que des délégués remplaçants et des déléguées remplaçantes, au sujet de ce qu’ils ont vécu lors de l’ESPC.
  8. Assurer la fonction de président ou de présidente si ni le président ou la présidente, ni le président sortant ou la présidente sortante n’est disponible.

6.5 Représentant ou représentante de zone

  1. Contribuer à la création et à la révision des politiques opérationnelles liées aux expo-sciences régionales et à l’ESPC, qui sont entreprises par le CCNMP.
  2. Rassembler les commentaires et suggestions des régions relativement aux expo-sciences régionales et à l’ESPC.
  3. Encourager les régions à discuter entre elles et assurer la liaison, en ce qui a trait aux politiques, entre les régions de la zone et Sciences jeunesse Canada.
  4. Communiquer régulièrement avec chaque coordinateur régional ou chaque coordinatrice régionale de la zone en ce qui a trait aux politiques.
  5. Aider et guider les organisations régionales et, lorsque cela est demandé, agir en tant que médiateur ou médiatrice lorsque des problèmes surgissent entre les régions de la zone.
  6. Promouvoir Sciences jeunesse Canada et ses programmes en mettant l’accent sur le Programme national des expo-sciences. Les efforts de promotion peuvent inclure des présentations pour accroître la participation aux expo-sciences, des ateliers et des séminaires lors de conférences et de journées de perfectionnement professionnel pour lancer de nouvelles expo-sciences et de nouvelles régions affiliées dans la zone.
  7. Aider à l’établissement de nouvelles expo-sciences régionales au sein de la zone.
  8. Remettre tous les fichiers, documents, lettres, etc. au représentant de zone entrant ou à la représentante de zone entrante à la fin du mandat

6.7 Agent ou agente de liaison entre le CNJ et le CCNMP

  1. Les tâches liées à ce rôle sont décrites dans la politique 1.3.2.3.
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