Activités de collecte de dons du Comité organisateur de l’ESPC

Catégorie: 
3. Programs
Numéro de la politique: 
3.1.6.2
Article de la politique: 
CWSF Hosting
Approuvée par: 
Directeur général ou directrice générale
Date d’approbation: 
Ven, Jan 7, 2005
Date d’entrée en vigueur: 
Immédiatement
Date de modification la plus récente: 
Mer, Oct 6, 2010
Date de la prochaine révision: 
Dim, Oct 6, 2013
Personne-ressource: 
Directeur général ou directrice générale

1 Mise en contexte

1.1 Cette politique et les procédures qui suivent ont été rédigées dans un souci de coopération et d’équité. Elles visent à clarifier le protocole à suivre pour les activités de collecte de dons du Comité organisateur de l’Expo-sciences pancanadienne (ESPC), à réduire ou éliminer la confusion et les conflits, et à s’assurer de l’obtention des meilleurs résultats possible pour Sciences jeunesse Canada et les comités organisateurs de l’ESPC.

2 Définitions

2.1 Une démarche de commandite est définie comme étant le premier ou le deuxième contact avec un commanditaire. Lorsqu’un contact est déjà établi, soit à cause d’une relation existante ou d’une communication antérieure, une démarche de commandite est alors considérée comme étant le premier contact ou la première communication avec le commanditaire une fois que le Comité organisateur s’est vu remettre la tâche d’organiser l’ESPC.

2.2 Un commanditaire confirmé est un commanditaire avec lequel un accord signé est en vigueur.

2.3 Une démarche émanant d’un commanditaire, par un individu ou par une organisation, ne supplante pas cette politique et les procédures qu’elle renferme.

3 Politique

3.1 Les activités de collecte de dons du Comité organisateur devront cibler les bailleurs de fonds locaux, régionaux et provinciaux. Celles de Sciences jeunesse Canada devront cibler les bailleurs de fonds nationaux et internationaux. Les bailleurs de fonds nationaux et internationaux comprennent les sociétés et organisations ayant une portée, un marché, une zone d’attraction commerciale et/ou un profil nationaux et/ou internationaux, y compris celles qui ont un bureau et/ou qui mènent des activités au sein de la localité, de la région ou de la province où est organisée l’ESPC.

3.2 Le Comité organisateur devra utiliser la structure de commandite de Sciences jeunesse Canada, y compris ses niveaux de commandite et les avantages qui y sont associés.

3.3 Un Comité organisateur peut reconnaître l’implication d’un commanditaire d’une façon plus poussée que ce qui est prévu dans le cadre des niveaux de reconnaissance nationaux pour souligner un engagement exceptionnel de la part d’un commanditaire ou une commandite exceptionnelle. Une telle reconnaissance doit être approuvée par Sciences jeunesse Canada avant toute démarche vers un tel commanditaire. Si celle-ci est approuvée, elle devra être offerte aux organisations se situant au même niveau de commandite des autres comités organisateurs et de Sciences jeunesse Canada.

3.4 Sciences jeunesse Canada peut créer de nouveaux niveaux de commandite et de reconnaissance, incluant des commandites en titre et des commandites de présentation.

  1. Sciences jeunesse Canada informera le Comité organisateur de telles démarches de commandite et, si celles-ci sont concrétisées, le Comité organisateur collaborera avec Sciences jeunesse Canada pour mettre en œuvre les activités de reconnaissance requises.
  2. Sciences jeunesse Canada compensera le Comité organisateur en cas de perte de revenu documentée en provenance d’un commanditaire confirmé lorsque cette perte de revenu sera la conséquence directe de la création d’une commandite en titre ou d’une commandite de présentation.

3.5 Sciences jeunesse Canada et le Comité organisateur s’assureront que la reconnaissance des commanditaires, quelle que soit sa forme, soit réalisée dans le respect du programme de reconnaissance approuvé.

3.6 Les commandites en nature et les commandites médiatiques seront régies par les mêmes règles que les commandites en espèces.

3.7 La valeur des dons en nature et des dons en espèces, ainsi que les activités de reconnaissance qui leur correspondent, seront basées sur les règles de l’ARC.

3.8 Tous les documents visant à convaincre des commanditaires devront être approuvés par Sciences jeunesse Canada avant d’être utilisés et devront refléter la stratégie de marque en vigueur de Sciences jeunesse Canada et de l’ESPC.

4 Procédures

4.1 Dans les 30 jours suivant l’attribution de l’ESPC :

  1. Le Comité organisateur fournira à Sciences jeunesse Canada les informations dont il dispose relativement à toute démarche de commandite, tous les commanditaires confirmés et toutes les négociations en cours avec des commanditaires potentiels.
  2. Sciences jeunesse Canada fournira au Comité organisateur les niveaux de commandite nationaux prévus ainsi que le programme de reconnaissance pour l’année en cours.

4.2 À partir du jour de l’attribution de l’ESPC jusqu’à la clôture de l’ESPC attribuée :

  1. Le Comité organisateur devra informer Sciences jeunesse Canada de toutes ses démarches de commandite, et devra attendre de recevoir une approbation de la part de Sciences jeunesse Canada avant d’aller de l’avant avec toute démarche.
  2. Sciences jeunesse Canada devra répondre à toute notification de démarche de commandite envoyée par le Comité organisateur dans les trois jours ouvrables.
  3. Sciences jeunesse Canada donnera au Comité organisateur l’autorisation de concrétiser sa démarche vers son commanditaire potentiel, ou demandera au Comité organisateur de ne pas poursuivre cette démarche. Lorsque Sciences jeunesse Canada refusera la permission d’aller de l’avant, ce sera, dans la plupart des cas, parce qu’elle aura elle-même déjà établi une relation avec ce commanditaire, parce qu’elle anticipera elle-même une démarche auprès de ce commanditaire, ou parce qu’elle sera elle-même en négociation avec ce commanditaire.
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