Comité national des expo-sciences (CNES)

1 Mandat

1.1 La raison d’être du Comité national des expo-sciences (CNES) est de représenter les organisations s’occupant des expo-sciences régionales affiliées relativement aux politiques liées aux programmes des expo-sciences régionales et de l’Expo-sciences pancanadienne (ESPC). 1.2 Le CNES conseille le directeur général ou la directrice générale relativement aux politiques opérationnelles ayant une incidence sur la mise en œuvre des expo-sciences régionales et de l’ESPC. Il conseille également les expo-sciences régionales quant à l’interprétation et à la mise en place des politiques de Sciences jeunesse Canada, et s’assure que ces dernières sont respectées dans le cadre des expo-sciences régionales et de l’ESPC.

2 Organisation

2.1 Président ou présidente : cette personne est élue par les délégués et déléguées, et elle assure le rôle de président ou présidente durant la seconde année de son mandat d’une durée de trois ans. 2.2 Vice-président ou vice-présidente : cette personne est élue par les délégués et déléguées, et elle assure le rôle de vice-président ou de vice-présidente durant la première année de son mandat d’une durée de trois ans. 2.3 Président sortant ou présidente sortante : cette personne est élue par les délégués et déléguées, et elle assure le rôle de président sortant ou de présidente sortante durant la troisième année de son mandat d’une durée de trois ans. 2.4 Représentants et représentantes de zone : ces personnes sont élues par les délégués et déléguées des zones pour un mandat d’une durée de trois ans, et ceci, pour les zones suivantes : Atlantique, Sud de l’Ontario, Nord et Est de l’Ontario, Centre du Canada et Ouest du Canada. Le représentant ou la représentante de zone pour le Québec est nommé par le Conseil de développement du loisir scientifique (CDLS). 2.5 Agent ou agente de liaison entre le Comité national sur le jugement (CNJ) et le CNES : cette personne est nominée par le CNJ et le CNES à titre de membre de droit pour un mandat d’une durée de trois ans comme cela est décrit dans la politique 1.3.2.3. 2.6 Une expo-sciences régionale peut, à tout moment, n’avoir qu’un maximum de deux représentantes ou représentants élus qui siègent au CNES (une seule de ces deux personnes peut siéger au comité exécutif). 2.7 Le directeur général ou la directrice générale ainsi que le président ou la présidente (ou les présidents ou présidentes) de l’équipe organisatrice de l’ESPC courante sont des membres de droit du CNES.

3 Rencontres

3.1 Rencontres du CNES

1. Le CNES se réunit à plusieurs reprises dans l’année et, au mois de mai, durant l’ESPC.
2. Les procès-verbaux et les rapports liés aux rencontres du CNES seront mis à la disposition des délégués et déléguées, et/ou des présidents et présidentes des expo-sciences régionales.

4 Sous-comités et groupes de travail

4.1 Le CNES comprend un comité exécutif qui guide la gestion de ses affaires et qui est composé du président ou de la présidente, du vice-président ou de la vice-présidente, et du président sortant ou de la présidente sortante. Le comité exécutif travaille en collaboration avec le directeur général ou la directrice générale pour planifier les activités du CNES, pour faire des recommandations quant aux objectifs annuels et pour harmoniser les questions relatives à la planification et au budget. Ce comité peut également créer des groupes de travail pour s’occuper de questions particulières et effectuer des recommandations.

5 Élections

5.1 Vice-président ou vice-présidente du CNES

1. Une personne est élue à ce poste pour une durée de trois ans. La première année, elle est vice-présidente ou vice-président; la seconde année, elle est présidente ou président; et la troisième année, elle est présidente sortante ou président sortant.
2. Tous les candidats et candidates doivent être mis en nomination et secondés par écrit par des délégués ou déléguées.
3. La date limite pour accepter les mises en nomination est choisie par le président ou la présidente du CNES et annoncée durant la première rencontre des délégués et déléguées au cours de l’ESPC.
4. Les personnes mises en nomination pour le poste de vice-présidence doivent avoir participé à au moins trois ESPC (la participation à deux ESPC antérieures et à l’ESPC en cours est acceptable) en exerçant une fonction d’adulte, et à au moins deux d’entre elles en tant que délégué ou déléguée, délégué remplaçant ou déléguée remplaçante, ou représentant ou représentante de zone.
5. S’il n’y a qu’une seule mise en nomination, la candidate ou le candidat est élu par acclamation.
6. Chaque candidat et candidate a quatre minutes pour s’adresser aux délégués et déléguées avant que ne se tienne le vote. Les personnes pouvant voter auront la possibilité de poser des questions aux candidats et candidates.
7. Les candidats et candidates qui ne participent pas à l’ESPC peuvent s’organiser pour qu’une tierce personne lise un discours en leurs noms ou soumette des vidéos présentant leurs discours.
8. Les candidats et candidates quitteront la pièce pendant la tenue du vote.

5.2 Représentants et représentantes de zone

1. Une personne est élue à ce poste pour une durée de trois ans. Ce mandat n’est pas renouvelable. Une personne peut se porter une nouvelle fois candidate à ce poste tant que trois années se sont écoulées depuis qu’elle a occupé ce poste pour la dernière fois.
2. Tous les candidats et candidates doivent être mis en nomination et secondés, par écrit, par les délégués et déléguées représentant les régions faisant partie de la zone.
3. La date limite pour accepter les mises en nomination est choisie par le président ou la présidente du CNES et annoncée durant la première rencontre des délégués et déléguées au cours de l’ESPC.
4. Les personnes mises en nomination pour le poste de représentant ou représentante de zone doivent avoir participé à au moins deux ESPC (la participation à une ESPC antérieure et à l’ESPC en cours est acceptable) en exerçant une fonction d’adulte, et à au moins l’une d’entre elles en tant que délégué ou déléguée, ou délégué remplaçant ou déléguée remplaçante.
5. S’il n’y a qu’une seule mise en nomination, la candidate ou le candidat est élu par acclamation.
6. L’élection des représentants et représentantes de zone a normalement lieu au cours de l’ESPC, lors d’une rencontre spécifiquement convoquée dans ce but. Cette rencontre est dirigée par le président sortant ou la présidente sortante du CNES, et elle est présidée par une personne désignée (habituellement le représentant de la zone sortant ou la représentante de la zone sortante).
7. Le quorum est fixé à au moins deux tiers des délégués et déléguées de la zone. Si le quorum n’est pas atteint lors de l’ESPC, une élection aura lieu dans les60 jours qui suivent par courrier. Chaque région se verra remettre un seul bulletin de vote qui devra être renvoyé au bureau de Sciences jeunesse Canada. Le résultat de ce vote sera sans appel. Le candidat ou la candidate ayant reçu le plus grand nombre de votes gagnera.
8. Chaque candidat et candidate a quatre minutes pour s’adresser aux délégués et déléguées avant que ne se tienne le vote.
9. Les candidats et candidates quitteront la pièce pendant la tenue du vote.
10. Si une simple majorité ne peut pas être obtenue, c’est le vote du président ou de la présidente de la rencontre pendant laquelle se tient l’élection qui tranchera.

5.3 Postes vacants

1. Si le poste de président ou présidente devient vacant, le président sortant ou la présidente sortante remplira cette fonction.
2. Si le poste de président sortant ou présidente sortante devient vacant, il est possible de demander à un ancien président sortant ou à une ancienne présidente sortante, ou encore à un membre du CNES, de remplir cette fonction jusqu’à la prochaine élection.
3. Si le poste de vice-président ou de vice-présidente devient vacant, le CNES nommera un remplaçant approprié ou une remplaçante appropriée jusqu’à la prochaine élection.
4. Si un poste de représentant ou représentante de zone devient vacant, le CNES nommera un remplaçant approprié ou une remplaçante appropriée en provenance de la zone concernée jusqu’à la prochaine ESPC où aura alors lieu un vote pour pourvoir le poste en question pour la partie restante du mandat original. Les personnes élues ou nominées pour remplir un mandat partiel seront éligibles dans le cadre des élections visant à choisir le représentant ou la représentante de zone pour l’ensemble du mandat suivant.

6 Responsabilités

6.1 Responsabilités générales

1. Le CNES fait le suivi des activités des expo-sciences régionales pour s’assurer que ces dernières respectent les politiques, les procédures et les lignes directrices mises en place, et fait le point de la situation au directeur général ou à la directrice générale ainsi qu’aux expo-sciences régionales affiliées.
2. Le président ou la présidente, le vice-président ou la vice-présidente, et le président sortant ou la présidente sortante représentent le CNES dans le cadre du panel de sélection du Comité organisateur de l’ESPC.
3. Le CNES est une source de ressources pour les présidents et présidentes de l’équipe organisatrice de l’ESPC relativement à la planification de l’ESPC, aux politiques de Sciences jeunesse Canada et au respect de l’entente pour l’organisation de l’ESPC.
4. Le CNES règle les problèmes d’accréditation et de disqualification des expo-sciences régionales participant à l’ESPC.
5. En collaboration avec le directeur général ou la directrice générale, le CNES a la responsabilité de s’assurer que les politiques de Sciences jeunesse Canada sont périodiquement revues ou créées relativement aux expo-sciences régionales et à l’ESPC.
6. Le CNES organise et dirige la réunion des délégués et déléguées qui a lieu durant l’ESPC.
7. En collaboration avec le directeur général ou la directrice générale, le CNES prépare un budget pour les dépenses de l’année à venir.
8. Le CNES effectuera un sondage d’évaluation auprès des délégués et déléguées, ainsi que des délégués remplaçants et des déléguées remplaçantes lors de chaque ESPC.

6.2 Inspections de sécurité lors de l’ESPC

1. Le CNES est responsable du processus d’inspection de sécurité à l’ESPC.
2. L’équipe d’inspection de sécurité examinera tous les projets pour s’assurer qu’ils satisfont aux règles établies dans le cadre de la politique 3.1.2.5 de Sciences jeunesse Canada (Présentation des projets à une ESPC). Afin de faciliter un processus d’inspection juste et sans heurt, les procédures suivantes seront mises en place :
   1. Une brève description du processus d’inspection de sécurité sera fournie à tous les finalistes, les délégués et les déléguées à leur arrivée dans la salle d’exposition.
   2. Le président ou la présidente du CNES est l’autorité de dernière instance en matière d’inspection de sécurité à l’ESPC.
   3. Le CNES coordonne le processus d’inspection de sécurité et ses membres font partie de l’équipe d’inspection de sécurité.
   4. Des personnes ayant les connaissances requises et/ou des ateliers de formation seront mis à la disposition des inspecteurs et inspectrices pour les aider à interpréter, de façon uniforme, certaines règles clés relevant, entre autres, de la sécurité électrique, de la sécurité contre les incendies et de ce qui est acceptable au niveau des présentations (surtout relativement aux aliments et aux plantes).
   5. Un système d’identification visuel sera mis en place pour permettre aux membres de l’équipe d’inspection de sécurité et aux juges de facilement identifier les projets qui ont été acceptés lors de l’inspection de sécurité.
   6. Chaque projet se verra assigner un inspecteur, une inspectrice ou une équipe d’inspection en particulier. Cette assignation pourrait être basée sur le degré de familiarisation des inspecteurs et inspectrices avec certaines divisions, ou en fonction d’autres critères, et elle reste constante de la première inspection à la certification. Ceci permet de s’assurer qu’un inspecteur ou une inspectrice n’approuve pas quelque chose qu’un autre inspecteur ou qu’une autre inspectrice a auparavant identifié comme étant défectueux.

6.3 Présidence

1. Faire preuve de leadership au niveau du CNES.
2. Travailler avec le directeur général ou la directrice générale pour identifier les questions stratégiques liées à l’amélioration des expo-sciences régionales et de l’ESPC.
3. Travailler avec le directeur général ou la directrice générale pour s’assurer que des objectifs annuels sont établis.
4. S’assurer que la charge de travail requise pour atteindre les objectifs fixés est répartie de façon appropriée entre les membres du CNES.
5. Représenter le CNES lors de discussions avec les autres comités et dans le cadre d’événements officiels.
6. Établir et coordonner des groupes de travail selon les besoins.
7. Évaluer le fonctionnement du CNES en consultation avec le comité exécutif du CNES et le directeur général ou la directrice générale.
8. Préparer des rapports réguliers pour le directeur général ou la directrice générale et les régions affiliées.
9. Préparer le budget annuel du CNES en collaboration avec le directeur général ou la directrice générale.
10. Maintenir des communications régulières avec le directeur général ou la directrice générale.
11. Participer à la visite annuelle du site de l’ESPC.
12. Préparer les ordres du jour des rencontres du CNES et des rencontres des délégués et déléguées durant l’ESPC, et en assurer la présidence.
13. Être une personne-ressource pour l’équipe organisatrice de l’ESPC courante pour s’assurer du respect des politiques de Sciences jeunesse Canada relatives à l’ESPC.
14. Travailler avec les représentants et représentantes de zone pour faciliter leur développement et s’assurer de leur efficacité.
15. Agir en tant que médiateur ou médiatrice/arbitre lors de litiges survenant durant une ESPC (voir les politiques 1.5.2. et 1.5.4 de Sciences jeunesse Canada).
16. Aider le vice-président ou la vice-présidente pour faire en sorte que les activités du CNES se poursuivent de façon uniforme et que le changement de leadership se fasse en douceur.

6.4 Présidence sortante

1. Aider le président ou la présidente, le vice-président ou la vice-présidente et les nouveaux membres du comité pour faire en sorte que les activités du CNES se poursuivent de façon uniforme et que le changement de leadership se fasse en douceur.
2. Conseiller le président ou la présidente relativement aux politiques et procédures.
3. Superviser l’élection du vice-président ou de la vice-présidente lors de la rencontre des délégués et déléguées durant l’ESPC.
4. Superviser le processus électoral des représentants et représentantes de zone.
5. Organiser les inspections de sécurité.
6. Réviser et organiser les mises à jour des politiques devant être revues (les politiques doivent être revues tous les trois ans).
7. Organiser et mener les séances d’orientation des délégués et déléguées.

6.5 Vice-présidence

1. Aider le président ou la présidente du CNES et s’engager activement dans les activités du CNES pour faire en sorte qu’elles se poursuivent de façon uniforme et que le changement de leadership se fasse en douceur.
2. Travailler en étroite collaboration avec le président ou la présidente du CNES à tous les niveaux afin d’acquérir une vaste gamme de connaissances avant de prendre le poste de la présidence.
3. Agir en tant que secrétaire lors des rencontres du CNES et des rencontres des délégués et déléguées.
4. Réaliser les autres tâches assignées par le président ou la présidente.
5. Participer à la visite annuelle du site de l’ESPC.
6. Se familiariser avec les politiques de Sciences jeunesse Canada relativement aux expo-sciences régionales et à l’ESPC.
7. Diriger la sélection des récipiendaires du Prix pour services émérites de Sciences jeunesse Canada. Plus spécifiquement, s’assurer que :
1. les nominations sont en règle, les dates limites ont été respectées et les procédures en place ont été suivies;
2. chaque candidat ou candidate satisfait aux critères pour ce prix;
3. les noms des récipiendaires du Prix pour services émérites sont fournis au directeur général ou à la directrice générale de Sciences jeunesse Canada.
8. Lire et vérifier toutes les motions avant qu’elles ne soient soumises à un vote lors de la rencontre des délégués et déléguées.
9. Préparer et réaliser un sondage d’évaluation auprès des délégués et déléguées, ainsi que des délégués remplaçants et des déléguées remplaçantes, au sujet de ce qu’ils ont vécu lors de l’ESPC.
10. Assurer la fonction de président ou de présidente si ni le président ou la présidente, ni le président sortant ou la présidente sortante n’est disponible.
11. Coordonner la planification des ateliers pour les délégués et déléguées lors de l’ESPC.

6.6 Représentant ou représentante de zone

1. Contribuer à la création et à la révision des politiques opérationnelles liées aux expo-sciences régionales et à l’ESPC, qui sont entreprises par le CNES.
2. Rassembler les commentaires et suggestions des régions relativement aux expo-sciences régionales et à l’ESPC.
3. Encourager les régions à discuter entre elles et assurer la liaison entre les régions de la zone et Sciences jeunesse Canada.
4. Communiquer régulièrement avec chaque coordinateur régional ou chaque coordinatrice régionale de la zone.
5. Aider et guider les organisations régionales et, lorsque cela est demandé, agir en tant que médiateur ou médiatrice/arbitre lorsque des problèmes surgissent entre les régions de la zone.
6. Promouvoir Sciences jeunesse Canada et ses programmes en mettant l’accent sur le Programme national des expo-sciences. Les efforts de promotion peuvent inclure des présentations pour accroître la participation aux expo-sciences, des ateliers et des séminaires lors de conférences et de journées de perfectionnement professionnel pour lancer de nouvelles expo-sciences et de nouvelles régions affiliées dans la zone.
7. Aider à l’organisation et à la présentation d’ateliers dans le cadre de l’ESPC.
8. Aider à l’établissement de nouvelles expo-sciences régionales au sein de la zone.
9. Remettre tous les fichiers, documents, lettres, etc. au représentant de zone entrant ou à la représentante de zone entrante à la fin du mandat

6.7 Agent ou agente de liaison entre le CNJ et le CNES

1. Les tâches liées à ce rôle sont décrites dans la politique 1.3.2.3.